51. 5 1

1. A N T I - C O R R U P T I O N C O M M I S S I O N P R E V E N T I O N D E P A R T M E N T C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N M A N U A L R A S H I D T U R A Y 1 1 / 1 / 2 0 2 4

4. 4 | P a g e A c r o n y m A C C - A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n C P M - C o r r u p t i o n P r e v e n t i o n M a n u a l M D A - M i n i s t r i e s D e p a r t m e n t s a n d A g e n c i e s

23. 2 3 | P a g e 2 . C o r r u p t i o n R i s k s A s s e s s m e n t T h i s t y p e t o o l i s s t r u c t u r e d p r o c e s s t o i d e n t i f y , e v a l u a t e a n d m i t i g a t e r i s k r e l a t e d t o c o r r u p t i o n . I t f o c u s e s i n c o r r u p t i o n r e l a t e d r i s k . I n k e y a r e a s s u c h a s p r o c u r e m e n t , f i n a n c e , H u m a n R e s o u r c e s e . t . c . T h i s U n i t m a i n t a i n s f o u r m a j o r t y p e s o f f i l e s : 1 . F i l e s r e c e i v e d f r o m t h e R e p o r t C e n t r e e m a n a t i n g f r o m c o m p l a i n t s m a d e b y t h e p u b l i c . 2 . F i l e s r e c e i v e d f r o m t h e I n t e l l i g e n c e , I n v e s t i g a t i o n s a n d P r o s e c u t i o n s D e p a r t m e n t 3 . F i l e s i n i t i a t e d b y t h e P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t .

3. 3 | P a g e 8 . 2 . 5 I m p l e m e n t a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9 8 . 2 . 6 P r o c e s s f o r P o l i c y R e v i e w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9 9 . M O N I T O R I N G A N D C O M P L I A N C E U N I T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1 9 . 1 M o n i t o r i n g & C o m p l i a n c e U n i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 . 2 T h e C o m p l i a n c e M o n i t o r i n g P r o c e s s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 . 2 . 1 T O W A R D S I N C R E A S I N G C O M P L I A N C E L E V E L S A N D T H E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 E N F O R C E M E N T O F S A N C T I O N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 9 . 2 . 2 C o m p l i a n c e M a n a g e m e n t S y s t e m – C o n d i t i o n s a n d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 4 R e q u i r e m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 4 9 . 2 . 3 C o m p l i a n c e R e s u l t M o n i t o r i n g S y s t e m s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 8 9 . 2 . 4 I m p a c t E v a l u a t i o n o f S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 R e c o m m e n d a t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 1 0 . C O M P L I A N C E M A N A G E M E N T T O O L S ( C M T s ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3 1 0 . 1 T h e C o m p l i a n c e R e s u l t s P l a n M a t r i x ( C R P M ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3 1 0 . 3 C o m p l i a n c e B a r o m e t e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 7 1 0 . 4 C o m p l i a n c e M o n i t o r i n g P l a n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 9 1 1 . . R E L A T I O N S H I P W I T H O T H E R D E P A R T M E N T S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 0

8. 8 | P a g e R E A C T I V E I N T E R V E N T I O N R e a c t i v e i n t e r v e n t i o n i n v o l v e s m a i n l y c o m p l a i n t s r e c e i v e d f r o m t h e R e p o r t C e n t r e , r e c o m m e n d a t i o n s a r i s i n g o u t o f a n i n v e s t i g a t i o n a n d r e q u e s t s m a d e b y c l i e n t i n s t i t u t i o n s . C o m p l a i n t s , r e q u e s t s a n d r e c o m m e n d a t i o n s f o r c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n a r e m i n u t e d t h r o u g h t h e a p p r o p r i a t e c h a n n e l s t o t h e P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t f o r a c t i o n . T h e D i r e c t o r , t h e n m i n u t e s t h e r e p o r t t o t h e D e p u t y D i r e c t o r w h o w i l l f a c i l i t a t e t h e i m p u t i n g o f t h o s e r e p o r t s i n t o t h e d a t a b a s e d e v e l o p e d b y t h e D e p a r t m e n t . 5 . 0 S T R U C T U R E A N D P R O C E D U R E S O R G A N I Z A T I O N A L S T R U C T U R E O F T H E D I R E C T O R A T E T h e D e p a r t m e n t i s h e a d e d b y a D i r e c t o r w h o r e p o r t s t o t h e C o m m i s s i o n e r a n d h a s t h r e e U n i t s m a n a g e d b y H e a d s . 1 . T h e S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t 2 . P o l i c y a n d E t h i c s U n i t 3 . M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t

33. 3 3 | P a g e 9 . 1 P R O C E D U R E S I N C O N D U C T I N G M O N I T O R I N G A C T I V I T E S I t i s a t t h e e n d o f t h i s p r o c e s s t h a t t h e p r o v i s i o n s i n t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d c a n b e e n f o r c e d a n d t h e n e x t s e c t i o n o f t h i s h a n d b o o k w i l l l o o k a t w a y s a n d m e a n s t h r o u g h w h i c h t h i s c a n b e d o n e , t a k i n g i n t o a c c o u n t t h e r e a l i t y t h a t t h e i n t e n t i o n i s n o t j u s t t o s a n c t i o n n o n - c o m p l i a n t M D A s o r M D A o f f i c i a l s , b u t t o p u t i n p l a c e a s y s t e m w h e r e b y c o m p l i a n c e w i t h t h e r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s ( a g r e e d u p o n b y t h e M D A s i n p a r t n e r s h i p w i t h t h e A C C ) i n c r e a s e s t o a l e v e l t h a t t h e A C C w i l l b e s a t i s f i e d t h a t e n o u g h s t r i d e s a r e b e i n g t a k e n w i t h i n t h e M D A s t o w a r d s p r o g r e s s o n t h e c o m p l i a n c e f r o n t . 9 . 2 C O M P L I A N C E L E V E L S A N D T H E E N F O R C E M E N T O F S A N C T I O N S F o r s o m a n y y e a r s , t h e A C C h a s b e e n g r a p p l i n g w i t h t h e c h a l l e n g e o f e n f o r c i n g f u l l c o m p l i a n c e t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f i t s s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s d e s p i t e t h e p r o v i s i o n s e n s h r i n e d i n S e c t i o n 8 o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d . T h i s c h a p t e r w i l l p r o v i d e a p r a c t i c a l s t e p

49. 4 9 | P a g e 1 0 . 4 C o m p l i a n c e M o n i t o r i n g P l a n A m o n i t o r i n g p l a n i s c r i t i c a l t o e s t a b l i s h i n g t h e a c t i v i t i e s r e q u i r e d t o b e u n d e r t a k e n t o c o n d u c t t h e c o m p l i a n c e a s s e s s m e n t . T h i s w i l l i n v o l v e t r a c k i n g p r o g r e s s m a d e b y t h e M D A s t o w a r d s a c h i e v i n g t h e e x p e c t e d r e s u l t s a n d r e p o r t i n g s t a t u s . T h e M & C p l a n n i n g t e m p l a t e p r o v i d e s a s u m m a r y l e v e l d o c u m e n t t o c o n t a i n t h e r e s u l t s o f p l a n n i n g e f f o r t . T h i s i s a n a n n u a l p l a n b u t s h o u l d b e a l i v i n g d o c u m e n t t h a t i s u p d a t e d r e g u l a r l y d u r i n g t h e c o u r s e o f t h e y e a r . T h e M D A s s h o u l d m a k e a n i n p u t i n t o d e v e l o p m e n t o f t h i s p l a n b y c l e a r l y p r o v i d i n g t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n :  C l e a r t i m e l i n e f o r q u a r t e r l y s e l f - m o n i t o r i n g a c t i v i t y  C l e a r s u b m i s s i o n d a t e o f q u a r t e r l y s e l f - m o n i t o r i n g r e p o r t s t o t h e A C C  R e s p o n s i b l e p e r s o n f o r t h e s u b m i s s i o n o f t h e q u a r t e r l y s e l f - m o n i t o r i n g r e p o r t T h e f i n a l p r o d u c t w i l l b e p r e s e n t e d t o M D A s f o r a p p r o v a l a n d c o p i e s b e s h a r e d w i t h s a m e . T o o l 4 : C o m p l i a n c e M o n i t o r i n g p l a n N o . A c t i v i t y D e l i v e r a b l e S t a r t t i m e F i n i s h t i m e F r e q u e n c y R e s p o n s i b l e p e r s o n B u d g e t C o m m e n t s a . C o m p l i a n c e R e p o r t i n g F o r m a t N o L a y e r C o m m e n t

45. 4 5 | P a g e R e c o m m e n d e d I n t e r v e n t i o n  W h a t a r e t h e k e y i n t e r v e n t i o n s t o b e c a r r i e d o u t ? I n d i c a t o r s  W h a t a r e t h e i n d i c a t o r s t o m e a s u r e w h e t h e r a n d t o w h a t e x t e n t t h e i n t e r v e n t i o n s a c h i e v e s t h e e n v i s a g e d r e s u l t s a n d e f f e c t s ?  T h e y n e e d t o b e S M A R T I m p o r t a n c e  H I G H : A r e a i s c r i t i c a l t o t h e e f f e c t i v e r e d u c t i o n / p r e v e n t i o n o f c o r r u p t i o n i n a n M D A .  M E D I U M : A r e a i s n e c e s s a r y f o r t h e r e d u c t i o n / p r e v e n t i o n o f c o r r u p t i o n i n t h e M D A  L O W : A r e a i s i m p o r t a n t b u t n o t c r i t i c a l t o r e d u c t i o n / p r e v e n t i o n o f c o r r u p t i o n o f a n M D A ’ s o p e r a t i o n s . B a s e l i n e  U s e d a s a p o i n t o f c o m p a r i s o n w h e n m e a s u r i n g p r o g r e s s t o w a r d a s p e c i f i c r e s u l t . T a r g e t  C o m p l i a n c e v a l u e s t o b e a c h i e v e d a t a s p e c i f i e d p o i n t i n t i m e , a g a i n s t w h i c h a c t u a l r e s u l t s w i l l b e m e a s u r e d M e a n s o f V e r i f i c a t i o n  H o w w i l l r e s u l t s b e m e a s u r e d ( t h e b a s i s f o r c o m p l i a n c e S c o r i n g )  W h a t a r e t h e s o u r c e s o f i n f o r m a t i o n a b o u t i m p l e m e n t a t i o n p r o g r e s s ? C o m p l i a n c e R i s k / A s s u m p t i o n  W h a t a r e t h e l i m i t i n g f a c t o r s t h a t a r e e x t e r n a l o r i n t e r n a l t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f r e c o m m e n d a t i o n s ? R e s p o n s i b l e A c t o r  E n t i t y o r i n d i v i d u a l r e s p o n s i b l e f o r i m p l e m e n t a t i o n o r p r o d u c i n g e x p e c t e d r e s u l t s

22. 2 2 | P a g e  D u r i n g i n t e r v i e w s w i t h c l i e n t s , O f f i c e r s m u s t e n s u r e t h a t s u c h i n t e r v i e w s a r e c o n d u c t e d w i t h a s m a r t b u s i n e s s l i k e a t t i t u d e . O f f i c e r s m u s t k n o w w h a t t h e y a r e d o i n g f o r a n y h i n t o r i n c o m p e t e n c e o r u n c e r t a i n t y w i l l d e s t r o y c r e d i b i l i t y . 8 . 0 O P E R A T I O N A L P R O C E D U R E S F O R T H E V A R I O U S U N I T S 8 . 1 S Y S T E M S A N D P R O C E S S E S R E V I E W U N I T T h i s U n i t i s m a n a g e d b y a H e a d w h o s e m a i n p u r p o s e i s t o p r o v i d e p r o f e s s i o n a l i n p u t t o w a r d s t h e d e v e l o p m e n t a n d / o r r e v i e w o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s w i t h M D A s a n d / o r o t h e r p u b l i c b o d i e s i n e n s u r i n g b e s t p r a c t i c e s i n t h e i r o p e r a t i o n s . H E I R A C H Y O F U N I T H e a d o f U n i t S y s t e m A n a l y s t S y s t e m P r o c e s s o r 8 . 1 . 1 C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N T O O L S 1 S y s t e m s R e v i e w - H o l i s t i c R e v i e w : T h i s i s w h e n a n e n t i r e M D A i s c o m p l e t e l y r e v i e w e d t a k i n g i n t o c o n s i d e r a t i o n s a l l a s p e c t s o f i t s i n t e r n a l o p e r a t i o n s . E g T h e r e v i e w o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s o f t h e S i e r r a L e o n e C a b l e N e t w o r k S A L C A B . - T h e m a t i c R e v i e w . T h i s t y p e o f r e v i e w i s c a r r i e d o u t w h e n a c e r t a i n a s p e c t o f t h e o p e r a t i o n s o f t h e M D A i s r e v i e w e d l e a v i n g o u t t h e r e s t . B u d g e t a l l o c a t i o n a n d u t i l i z a t i o n i n 5 L o c a l C o u n c i l s f o r t h e p e r i o d 2 0 1 7 t o d a t e .

44. 4 4 | P a g e U n i t w h i l e t h e o t h e r s t h a t h a v e c o s t i m p l i c a t i o n s a n d a r e c a p a c i t y r e l a t e d c o u l d b e n e g o t i a t e d b y t h e i m p l e m e n t i n g M D A . D u r i n g t h i s p r o c e s s , c o m p l i a n c e r i s k s a r e i d e n t i f i e d a n d s h o u l d a n M D A r e a l i z e t h a t a p a r t i c u l a r r e c o m m e n d a t i o n i s i m p r a c t i c a b l e o r u n a c h i e v a b l e t h e p r o c e s s w o u l d a l l o w t h e m t o m a k e r e p r e s e n t a t i o n s t o t h e A C C C o m m i s s i o n e r i n w r i t i n g a n d t h e r e w i l l b e a n e n g a g e m e n t a s t o h o w t o r e a c h a n a g r e e m e n t a c c e p t a b l e t o a l l . T o o l 1 : C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x A r e a o f F o c u s P r o b l e m A n t i - C o r r u p t i o n N o . R e c o m m e n d e d i n t e r v e n t i o n s I n d i c a t o r s I m p o r t a n c e ( H , M , L ) B a s e l i n e T a r g e t M e a n s o f V e r i f i c a t i o n C o m p l i a n c e R i s k / A s s u m p t i o n R e s p o n s i b l e A c t o r C o m p l e t e d b y D e s c r i p t i o n o f C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x A r e a o f F o c u s  T h e m a t i c a r e a o f i n t e r v e n t i o n e . g . F i n a n c i a l M a n a g e m e n t , P r o c u r e m e n t M a n a g e m e n t e t c . P r o b l e m  P r o b l e m t o b e a d d r e s s e d u n d e r t h e t h e m a t i c a r e a t o r e d u c e o r e l i m i n a t e c o r r u p t i o n A n t i - C o r r u p t i o n O b j e c t i v e  T h e o b j e c t i v e s t h a t h a v e t o b e a c h i e v e d t o m e e t t h e C o m m i s s i o n ’ s o v e r a l l o b j e c t i v e o f r e d u c i n g o r e l i m i n a t i n g c o r r u p t i o n / c o r r u p t p r a c t i c e s . N o .  T o b e u s e d a s r e f e r e n c e n u m b e r o f t h e r e c o m m e n d a t i o n

27. 2 7 | P a g e a p r e s e n t a t i o n o f t h e r e p o r t . A m e e t i n g / s e m i n a r / w o r k s h o p i s t h e n o r g a n i z e d i n c o l l a b o r a t i o n w i t h c l i e n t s f o r t h e v a l i d a t i o n o f t h e r e p o r t , i n c o r p o r a t i n g i n p u t s o f s t a k e h o l d e r s t h o u g h t h e i r m a n a g e m e n t r e s p o n s e , f r o m w h i c h a b e s t p r a c t i c e g u i d e , i s d e v e l o p e d . D u r i n g t h e c o u r s e o f t h e m e e t i n g , o t h e r s t a k e h o l d e r s w h o h a v e s t a k e i n t h e r e p o r t w i l l b e i n v i t e d t o t h e m e e t i n g s o t h a t t h e y c a n r a i s e c o m m e n t s o r m a k e i n p u t i n t h e i r a r e a s . O n c e a g r e e m e n t h a s b e e n r e a c h e d w i t h t h e c l i e n t o r g a n i z a t i o n o n t h e c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n m e a s u r e s r e c o m m e n d e d i n t h e r e p o r t , t h e M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t s h a l l m o n i t o r i t s s p e e d y i m p l e m e n t a t i o n . D u r i n g t h e c o u r s e o f t h e r e v i e w , t h e f o l l o w i n g a r e a s w i l l b e l o o k e d i n t o t o a s s e s s t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y i n t h e i n s t i t u t i o n . T h e U n i t w i l l e x a m i n e g e n e r i c a n d s p e c i f i c i s s u e s G e n e r i c i s s u e s i n c l u d e : - F i n a n c i a l m a n a g e m e n t , p r o c u r e m e n t m a n a g e m e n t , H u m a n R e s o u r c e s a n d A d m i n m a n a g e m e n t , s t o r e s , i n t e r n a l a u d i t i n g , F l e e t a n d f u e l m a n a g e m e n t S p e c i f i c i s s u e s i n c l u d e : - c o r e f u n c t i o n s o f t h e i n s t i t u t i o n 8 . 0 P O L I C Y A N D E T H I C S U N I T 8 . . 1 H E I R A C H Y I N T H E P O L C Y U N I T H e a d o f U n i t S e n i o r P o l i c y a n d E t h i c s O f f i c e r P o l i c y a n d E t h i c s O f f i c e r T h i s U n i t u n d e r t a k e s t h e f o l l o w i n g m a j o r t y p e o f i n t e r v e n t i o n :

31. 3 1 | P a g e x i . D o e s t h e l a n g u a g e u s e d i n t h e d r a f t p o l i c y f o l l o w t h e M D A G u i d e ? x i i . H a v e a l l t h e p r o c e d u r e s b e e n s e p a r a t e d f r o m t h e p o l i c y ? x i i i . H a v e a l l r e f e r e n c e s i n t h e d r a f t p o l i c y b e e n v e r i f i e d t o e n s u r e a c c u r a c y a n d c u r r e n c y ? x i v . D o e s t h e d r a f t p o l i c y e m p l o y t h e s t a n d a r d i z e d M D A P o l i c y ? 8 . 2 . 9 C o n s u l t a t i o n s i . H a v e e x p e r t s i n t h e s u b j e c t a r e a b e e n c o n s u l t e d ? i i . H a v e a l l s t a k e h o l d e r s a n d d e p a r t m e n t s / U n i t s b e e n i d e n t i f i e d w h o m a y b e i m p a c t e d b y t h e t e r m s o f t h e d r a f t p o l i c y ? i i i . H a v e s t a k e h o l d e r s b e e n c o n s u l t e d a n d h a d a n o p p o r t u n i t y t o p r o v i d e i n p u t a n d f e e d b a c k o n t h e d r a f t p o l i c y ? i v . H a v e p r o p o s e d m a j o r p r a c t i c e c h a n g e s b e e n d i s c u s s e d w i t h s t a k e h o l d e r s a n d a f f e c t e d a d m i n i s t r a t i v e d e p a r t m e n t s a n d u n i t s s o t h a t t h e y a r e a w a r e o f t h e i m p l i c a t i o n s o f a n y p o t e n t i a l c h a n g e ? v . H a s c o n s u l t a t i o n o c c u r r e d w i t h : R e s p o n s i b l e e x e c u t i v e o f f i c e r a n d B o a r d o f t h e M D A ? 8 . 2 . 1 0 P o l i c y A p p r o v a l i . H a s t h e d e s i g n a t e d e x e c u t i v e o f f i c e r a n d r e q u i s i t e a p p r o v i n g a u t h o r i t y a p p r o v e d a n y p r o p o s e d r e v i s i o n s t o e x i s t i n g p o l i c i e s o r t h e n e w p o l i c y u s i n g t h e M D A A p p r o v a l p r o t o c o l s ? 8 . 2 . 1 1 R e s c i n d i n g a P o l i c y i . I f a n e x i s t i n g p o l i c y i s n o l o n g e r r e l e v a n t , r e c o m m e n d t h a t t h e p o l i c y b e r e s c i n d e d b y c o n t a c t i n g t h e r e s p o n s i b l e e x e c u t i v e o f f i c e r o r t h e M D A B o a r d . 9 . 0 M O N I T O R I N G A N D C O M P L I A N C E U N I T H E I R A C H Y I N T H E U N I T

11. 1 1 | P a g e  P r e p a r e s a c o m p r e h e n s i v e d a t a b a s e o f p r o c e d u r e m a n u a l s , b e s t p r a c t i c e g u i d e s f o r M D A s .  A n a l y z e s a n d m a k e s a p p r o p r i a t e r e c o m m e n d a t i o n s t o e n h a n c e p r o c e s s e s a n d s y s t e m s e f f e c t i v e n e s s .  D e v e l o p s s y s t e m u p d a t e s .  E n s u r e s a n d p a r t i c i p a t e s i n p r e p a r a t i o n o f c o d e s o f c o n d u c t s f o r M D A s .  P r o v i d e s i n p u t i n t o t h e d e v e l o p m e n t o f A n t i - C o r r u p t i o n p o l i c i e s .  S u b m i t s m o n t h l y p e r f o r m a n c e i n d i c a t o r r e p o r t s .  P l a n s a n d o r g a n i z e s w o r k i n g s e s s i o n s w i t h c l i e n t i n s t i t u t i o n s .  O r g a n i z e s w o r k s h o p s a n d s e m i n a r s f o r c l i e n t i n s t i t u t i o n s f r o m t i m e t o t i m e a s m a y b e n e c e s s a r y t o d i s c u s s c u r r e n t s y s t e m s a n d p r o c e s s e s a n d i n t r o d u c e n e w d i r e c t i v e s a n d b e t t e r c o d e s o f p r a c t i c e .  H e p e r f o r m s a n y o t h e r d u t i e s t h a t m a y b e a s s i g n e d t o h i m b y t h e D i r e c t o r . 6 . 3 D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f S y s t e m P r o c e s s A n a l y s t T h e S y s t e m A n a l y s t r e p o r t s d i r e c t l y t o t h e H e a d , S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w w h o s e m a i n p u r p o s e i s t o p r o v i d e s u p p o r t t o t h e d e p a r t m e n t i n a n a l y z i n g w i t h t h e v i e w t o r e v i e w s y s t e m s a n d p r o c e s s e s w i t h i n M D A s a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s . T h e t a s k s a n d d u t i e s i n c l u d e s b u t n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g :  T o e x a m i n e f i n a n c i a l r e c o r d s i n g o v e r n m e n t M i n i s t r i e s a n d o t h e r b o d i e s , i d e n t i f y c o r r u p t i o n o p p o r t u n i t i e s a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s .  T o p u t i n t e r n a l c o n t r o l m e a s u r e s w h e r e w e a k n e s s e s a r e f o u n d i n t h e s y s t e m .  T o a r r a n g e m e e t i n g s w i t h c l i e n t s f o r p r e s e n t a t i o n o f r e c o m m e n d a t i o n s .

2. 2 | P a g e C o n t e n t s A c r o n y m . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 . I M P O R T A N C E O F C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2 . W H Y C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N M A N U A L ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3 . M A N D A T E O F C O R R U P T I O N P R E E N T I O N D I R E C T O R A T E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 4 . I N T E R V E N T I O N S T O E X E C U T E T H E M A N D A T E O F T H E D E P A R T M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 5 . S T R U C T U R E A N D P R O C E D U R E S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 6 . F U N C T I O N S O F O F F I C E R S I N T H E D E P A R T M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 6 . 1 T h e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e D i r e c t o r : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 T h e s e i n c l u d e b u t a r e n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 6 . 2 H e a d , S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 6 . 2 . 1 S y s t e m P r o c e s s A n a l y s t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 6 . 2 . 2 S y s t e m P r o c e s s o r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 6 . 3 H e a d , P o l i c y a n d E t h i c s U n i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 5 6 . 3 . 1 S e n i o r P o l i c y a n d E t h i c s S p e c i a l i s t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6 6 . . 3 . 2 P o l i c y a n d E t h i c s O f f i c e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7 6 . 4 H e a d , M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 6 . 4 . 1 S e n i o r M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e O f f i c e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 6 . 4 . 2 M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e o f f i c e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 7 . E T H I C A L B E H A V I O U R I N T H E D E P A R T M E N T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 8 . O P E R A T I O N A L P R O C E D U R E S F O R T H E V A R I O U S U N I T S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 8 . 1 S Y S T E M S A N D P R O C E S S E S R E V I E W U N I T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 8 . 1 . 1 T Y P E S O F S Y S T E M S R E V I E W . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 8 . 2 P O L I C Y A N D E T H I C S U N I T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7 8 . 2 . 1 H e i r a c h y i n t h e P o l i c y a n d E t h i c s U n i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7 8 . 2 . 2 R e v i e w o f L e g i s l a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 8 . 2 . 3 D e v e l o p m e n t o f S e r v i c e C h a r t e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 8 . 2 . 4 F o r m u l a t i o n a n d a d o p t i o n o f p o l i c y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9

50. 5 0 | P a g e 1 E x e c u t i v e S u m m a r y S u m m a r i s e s t h e a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n d u r i n g t h e r e p o r t i n g p e r i o d , h i g h l i g h t i n g c o m p l i a n c e s c o r e s a n d c h a n g e s f r o m e x p e c t e d r e s u l t s a n d d e c i s i o n s t h a t 2 C u r r e n t M D A s C o m p l i a n c e S t a t u s  P r e s e n t s c o m p l i a n c e t a b l e i n t o o l 5 o r t o o l 6 d e p e n d i n g o n t h e n u m b e r o f M D A s b e i n g r e p o r t e d o n . 3 C h a l l e n g e s / L e s s o n s L e a r n t  D e s c r i b e a n y m a j o r i m p e d i m e n t s t o t h e i m p l e m e n t a t i o n a n d w h a t w a s d o n e o r w i l l b e d o n e t o r e s o l v e t h e s e i s s u e s .  D i s c u s s e s l e s s o n s l e a r n e d d u r i n g t h e p e r i o d u n d e r r e v i e w . 4 R e c o m m e n d a t i o n s f o r A c t i o n s B a s e d o n t h e f i n d i n g s s u g g e s t s i m p a c t f u l a c t i o n s g u i d e d b y t h e C o m p l i a n c e B a r o m e t e r 1 1 . 0 R E L A T I O N S H I P W I T H O T H E R D E P A R T M E N T S T h e d e p a r t m e n t w o r k s i n c o l l a b o r a t i o n w i t h o t h e r d e p a r t m e n t i n c a r r y i n g o u t i t s a c t i v i t i e s . F o r i n s t a n c e , t h e d e p a r t m e n t u s u a l l y j o i n s t h e P u b l i c E d u c a t i o n D e p a r t m e n t t o p u b l i z e a n d s e n s i t i z e t h e p u b l i c o n t h e w o r k o f t h e d e p a r t m e n t . I n c o n d u c t i n g s y s t e m s r e v i e w s , t h e d e p a r t m e n t a l s o u s e s t h e N a t i o n a l A n t i - C o r r u p t i o n S t r a t e g y ( N A C S ) a s a s o u r c e d o c u m e n t f o r r e v i e w s . I n t h e N A C S d o c u m e n t s t h e r e a r e a c t i o n p l a n s f o r e a c h M D A w h i c h t h e d e p a r t m e n t c a n u s e t o c o n d u c t a w a l k - t h r o u g h t e s t f o r i m p l e m e n t a t i o n . I f t h e r e a r e a r e a s o f n o n - i m p l e m e n t a t i o n o f a c t i o n s , t h e n t h e y c a n b e t a k e n o n b o a r d d u r i n g t h e r e v i e w p r o c e s s . A s e a r l i e r m e n t i o n e d , t h e d e p a r t m e n t a l s o r e c e i v e s i n v e s t i g a t i o n f i l e s f r o m t h e i n v e s t i g a t i o n s d e p a r t m e n t t o r e v i e w f o r p o s s i b l e s y s t e m i c l a p s e s w h i c h c a n b e a d d r e s s e d w i t h t h e c l i e n t i n s t i t u t i o n .

9. 9 | P a g e 6 . 0 F U N C T I O N S O F O F F I C E R S I N T H E D E P A R T M E N T T h e S y s t e m s a n d P r o c e s s e s D e p a r t m e n t i s h e a d e d b y a D i r e c t o r w h o r e p o r t s t o t h e C o m m i s s i o n e r a n d w h o s e m a i n d u t y i s t o p r o v i d e l e a d e r s h i p t o t h e d i r e c t o r a t e t o e n s u r e t h e e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t d i s c h a r g e o f t h e f u n c t i o n s o f t h e D e p a r t m e n t . 6 . 1 T h e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e D i r e c t o r : T h e s e i n c l u d e b u t a r e n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g :  P r o v i d e s o v e r a l l m a n a g e m e n t , c o o r d i n a t i o n i n t h e d e s i g n m o n i t o r i n g , a n d i m p l e m e n t a t i o n o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s r e c o m m e n d a t i o n s o f c l i e n t o r g a n i z a t i o n s , i n s t i t u t i o n s a n d M D A s , t o e n s u r e t h e i r e f f e c t i v e f u n c t i o n i n g i n a c c o r d a n c e w i t h B e s t P r a c t i c e , R e g u l a t i o n s a n d P o l i c i e s g o v e r n i n g t h e i r o p e r a t i o n s .  L e a d s i n o r g a n i z i n g p l a n n i n g s e s s i o n s w i t h s t a k e h o l d e r s .  P r o v i d e s p r o f e s s i o n a l s t a n d a r d o f w o r k i n a c c o r d a n c e w i t h t h e v i s i o n o f t h e C o m m i s s i o n .  P r e p a r e s r e l e v a n t d o c u m e n t s t o s u p p o r t , m a i n t a i n a n d / o r r e v i e w e x i s t i n g s y s t e m s a s m a y b e a p p r o p r i a t e .  R e s p o n s i b l e f o r t h e p l a n n i n g a n d c o n t r o l o f p r o g r a m m e s a n d s e r v i c e s a s w e l l a s f o r e n s u r i n g t h a t s t a f f , f u n d s , m a t e r i a l s a n d e q u i p m e n t a r e u s e d t o t h e b e s t a d v a n t a g e t o m e e t t h e o b j e c t i v e s o f t h e o r g a n i z a t i o n .  S e r v e s a s T e c h n i c a l A d v i s e r t o t h e C o m m i s s i o n e r a n d D e p u t y C o m m i s s i o n e r a n d m a j o r f o r m u l a t o r s o f p o l i c i e s , p l a n n i n g , p r o g r a m m e s a n d m a n a g e m e n t o f s y s t e m a n d p r o c e s s r e v i e w .  C o l l a b o r a t e s w i t h c l i e n t i n s t i t u t i o n s , c o o r d i n a t e s y s t e m s u p g r a d e a n d e n h a n c e m e n t .  D e v e l o p s a c o m p r e h e n s i v e a n d w e l l u p d a t e d d a t a b a s e o f s y s t e m o p e r a t i o n s a n d o p e r a t i o n a l m a n u a l s f o r c l i e n t i n s t i t u t i o n s .

30. 3 0 | P a g e i v . H a s t h e r e q u i s i t e a p p r o v i n g a u t h o r i t y b e e n i d e n t i f i e d ? v . I s t h e a p p r o v i n g a u t h o r i t y a n d d e s i g n a t e d e x e c u t i v e o f f i c e r a w a r e o f t h e i n t e n t i o n t o d e v e l o p o r r e v i s e t h i s p o l i c y ? v i . H a v e p o l i c i e s f r o m s i m i l a r i n s t i t u t i o n s b e e n e x a m i n e d f o r c o m p a r i s o n ?  v i i . H a v e p l a n s b e e n m a d e o n h o w t h e p o l i c y w i l l b e i m p l e m e n t e d a n d w h o i s r e s p o n s i b l e f o r i m p l e m e n t i n g ? v i i i . H a v e p l a n s b e e n m a d e o n h o w t h e p o l i c y w i l l b e c o m m u n i c a t e d t o t h e M D A a n d a n y a p p l i c a b l e e x t e r n a l o r g a n i z a t i o n s ? 8 . 2 . 8 R e v i e w i n g D r a f t P o l i c y i . I s t h e p u r p o s e o f t h e p o l i c y c l e a r l y e s t a b l i s h e d i n t h e d o c u m e n t ? i i . I s t h e p o l i c y w r i t t e n i n a m a n n e r t h a t c a n b e u n d e r s t o o d b y a w i d e a u d i e n c e ? i i i . H a v e r e l a t e d M D A p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a n d o t h e r g o v e r n i n g d o c u m e n t s ( e . g . , S t r a t e g i c P l a n ) b e e n r e v i e w e d t o e n s u r e t h e d r a f t p o l i c y a l i g n s w i t h e x i s t i n g d o c u m e n t s ? i v . I f t h e r e a r e p o l i c i e s t h a t a r e i n t e r - r e l a t e d , a r e a p p r o p r i a t e r e f e r e n c e s i n c l u d e d t o r e l a t e d p o l i c i e s a n d i s i t c l e a r w h e n e a c h p o l i c y w i l l a p p l y ? v . D o e s t h e p o l i c y a c c u r a t e l y r e f l e c t c u r r e n t p r a c t i c e ? v i . H a s a p p l i c a b l e l e g i s l a t i o n b e e n i d e n t i f i e d a n d r e v i e w e d t o e n s u r e t h a t t h e d r a f t p o l i c y i s i n a c c o r d a n c e ? v i i . A r e k e y t e r m s i n t h e p o l i c y a d e q u a t e l y d e f i n e d ? v i i i . I s t h e u s e o f t e r m i n o l o g y c o n s i s t e n t i n t h e d r a f t p o l i c y a n d a c r o s s r e l a t e d p o l i c i e s ? i x . I s i t c l e a r t o w h o m a n d w h a t t h e p o l i c y a p p l i e s ? x . D o e s t h e d o c u m e n t e m p l o y g e n d e r n e u t r a l a n d i n c l u s i v e l a n g u a g e ?

10. 1 0 | P a g e  A n a l y z e s , d e v e l o p s a n d r e c o m m e n d s a p p r o p r i a t e s y s t e m s s p e c i f i c a t i o n s w h e r e t h e r e i s i n c o m p l e t e i n f o r m a t i o n a n d e s t a b l i s h n e e d f o r c h a n g e r e q u i r e d t o r e s p o n d t o e m e r g i n g a n d i d e n t i f i e d l a p s e s , s h o r t c o m i n g s e t c .  E n s u r e s c o m p l i a n c e w i t h a l l p r o c e d u r e s , p r a c t i c e s , r u l e s a n d r e g u l a t i o n s g o v e r n i n g t h e o p e r a t i o n s o f M D A s .  C o o r d i n a t e s t h e d e v e l o p m e n t o f c o d e s o f c o n d u c t a n d e t h i c a l b e h a v i o u r f o r s t a f f o f M D A s w h e r e t h e y d o n o t e x i s t a n d e n s u r e s t r i c t a d h e r e n c e t h r o u g h e f f e c t i v e m o n i t o r i n g .  E x a m i n e s e x i s t i n g c o d e s o f c o n d u c t s .  C o n t r i b u t e s t o t h e c o r p o r a t e m a n a g e m e n t o f t h e A C C .  D e v e l o p s a p p r o p r i a t e p o l i c i e s a n d e t h i c a l s t a n d a r d s c o n s i s t e n t w i t h a c c e p t a b l e s t a n d a r d s .  R e p r e s e n t s t h e A C C a t m e e t i n g s , s e m i n a r s , c o n f e r e n c e s a n d w o r k s h o p s a t h o m e a n d a b r o a d e i t h e r o n b e h a l f o f t h e C o m m i s s i o n e r o r a s a r e s o u r c e p e r s o n .  T o p e r f o r m a n y o t h e r d u t i e s t h a t m a y b e a s s i g n e d t o h i m b y t h e C o m m i s s i o n e r 6 . 2 . D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f H e a d , S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t T h e H e a d o f t h i s U n i t r e p o r t s d i r e c t l y t o t h e D i r e c t o r a n d w h o s e m a i n p u r p o s e i s t o p r o v i d e p r o f e s s i o n a l i n p u t t o w a r d s t h e d e v e l o p m e n t a n d / o r r e v i e w o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s o f M D A s a n d / o r o t h e r p u b l i c b o d i e s a n d e n s u r e s b e s t p r a c t i c e s i n t h e i r o p e r a t i o n s . H i s d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s i n c l u d e s b u t n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g :  A s s i s t s i n t h e d e s i g n , d e v e l o p m e n t o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s o f M D A s .  S e r v e s a s l i a i s o n b e t w e e n t h e d e p a r t m e n t s a n d o t h e r e x t e r n a l b o d i e s ( M D A s , P u b l i c o f f i c e s )

41. 4 1 | P a g e M D A s s h o u l d b e d o n e a f t e r 2 4 m o n t h s f r o m t h e d a t e o f t h e p r e v i o u s r e v i e w . T h i s i s t o i d e n t i f y c h a n g e s a s a r e s u l t o f t h e r e v i e w . 7 . 4 . 4 C a l c u l a t i n g C o m p l i a n c e S c o r e s o f M D A s F o r m u l a : C o m p l i a n c e S c o r e ( C S ) = T o t a l N u m b e r o f F u l l C o m p l i a n c e R e c o m m e n d a t i o n s / T o t a l N u m b e r o f t h e R e c o m m e n d a t i o n s X H i g h e s t P o s s i b l e C o m p l i a n c e S c o r e E x a m p l e : L e t X = T o t a l N u m b e r o f F u l l y C o m p l i a n t R e c o m m e n d a t i o n s = 2 8 Y = T o t a l N u m b e r o f R e c o m m e n d a t i o n s = 3 2 Z = H i g h e s t P o s s i b l e C o m p l i a n c e S c o r e = 1 0 0 T h e r e f o r e : C S = ( X / Y ) x Z C S = ( 2 8 / 3 2 ) x 1 0 0 = 8 8 % ( S i g n i f i c a n t C o m p l i a n c e ) ( F u r t h e r E n g a g e m e n t ) 9 . 2 . 3 I m p a c t E v a l u a t i o n o f S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w R e c o m m e n d a t i o n s S y s t e m s a n d p r o c e s s e s r e v i e w i s a p r o g r a m m a t i c i n t e r v e n t i o n i n M D A s p r i m a r i l y t o p r e v e n t c o r r u p t i o n o r m i n i m i z e t h e o c c u r r e n c e o f c o r r u p t i o n a n d c o r r u p t p r a c t i c e s , a n d w i t h t h e m o n i t o r i n g o f S P R R s f o c u s i n g o n o u t p u t s ( i m m e d i a t e r e s u l t s ) , t h e P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t h a s n o t b e e n a b l e t o c a r r y o u t a n e v a l u a t i o n o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s r e v i e w i m p a c t o n c o r r u p t i o n r e d u c t i o n ( l o n g t e r m r e s u l t s ) . A n i m p a c t a s s e s s m e n t t h a t w i l l t e l l u s t h e s i t u a t i o n o f c o r r u p t i o n i n t h e n e x t 2 4 m o n t h s a f t e r a s y s t e m s a n d p r o c e s s e s r e v i e w h a s b e e n c o n d u c t e d n e e d s t o b e d o n e o n e v e r y r e v i e w e d M D A . T h i s p r o c e s s w i l l r e v e a l c h a n g e s e i t h e r p o s i t i v e o r n e g a t i v e i n c o r r u p t i o n t r e n d s w h e t h e r p e r c e i v e d o r a c t u a l . T h e e v a l u a t i o n c a n e i t h e r b e o u t s o u r c e d t o a r e s e a r c h / e v a l u a t i o n f i r m o r c a r r i e d o u t b y t h e M & C U n i t . T h e u n d e r m e n t i o n e d p l a y e r s i n t h e t a b l e b e l o w a r e v e r y c r u c i a l i n t h i s p r o c e s s .

13. 1 3 | P a g e p r o p o s e d t i m i n g o f t h e s t u d y i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e H e a d , S y s t e m s a n d P r o c e s s e s U n i t a n d t h e D i r e c t o r .  T o w o r k c l o s e l y w i t h t h e P u b l i c E d u c a t i o n a n d E x t e r n a l O u t r e a c h D e p a r t m e n t i n s e n s i t i z a t i o n t o u r s ; i n e d u c a t i n g t h e c o m m u n i t y o n t h e w o r k o f t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w D e p a r t m e n t .  T o k e e p a b r e a s t w i t h d e v e l o p m e n t i n t h e c i v i l s e r v i c e , p a r a s t a t a l s a n d o t h e r b o d i e s t o e n s u r e c o m p l i a n c e a n d c o r r e c t i n t e r p r e t a t i o n o f t h e v a r i o u s A c t s i n c l u d i n g t h e A C C A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d s o t h a t t h e p u b l i c g e t s t h e r i g h t p e r c e p t i o n o f t h e n e w c h a n g e s .  T o i n i t i a t e t h e d r a f t i n g a n d p r o d u c t i o n o f b e s t p r a c t i c e g u i d e s o n c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n f o r d i s c u s s i o n a n d d i s s e m i n a t i o n t o o r g a n i z a t i o n s .  T o p a r t i c i p a t e i n w o r k s h o p s , s e m i n a r s , m e e t i n g s a n d o t h e r e v e n t s o r g a n i z e d b y t h e d e p a r t m e n t , t h e A C C a n d o t h e r a g e n c i e s .  T o u n d e r t a k e a n y o t h e r d u t y t h a t m a y b e a s s i g n e d t o h i m b y t h e H e a d , S y s t e m a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t . 6 . 4 S y s t e m P r o c e s s o r T h e S y s t e m P r o c e s s o r r e p o r t s t o t h e S y s t e m P r o c e s s A n a l y s t . T h e m a i n p u r p o s e t o t h e j o b i s t o p r o v i d e s u p p o r t t o t h e D e p a r t m e n t i n a n a l y z i n g w i t h t h e v i e w t o r e v i e w s y s t e m s a n d p r o c e s s e s w i t h i n M D A s a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s . T h e t a s k s a n d d u t i e s i n c l u d e b u t n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g :  T o e x a m i n e f i n a n c i a l r e c o r d s i n g o v e r n m e n t M i n i s t r i e s a n d o t h e r b o d i e s ; i d e n t i f y c o r r u p t i o n o p p o r t u n i t i e s a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s .  T o p u t i n t e r n a l c o n t r o l m e a s u r e s w h e r e w e a k n e s s e s a r e f o u n d i n t h e s y s t e m .  T o a r r a n g e m e e t i n g s w i t h c l i e n t s f o r p r e s e n t a t i o n o f r e c o m m e n d a t i o n s .

42. 4 2 | P a g e N o . S t a k e h o l d e r s R o l e s / e x p e c t a t i o n s S t a g e s o f e v a l u a t i o n 1 M D A s T o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n r e l e v a n c e , e f f e c t i v e n e s s , e f f i c i e n c y a n d s u s t a i n a b i l i t y P l a n n i n g ; D a t a c o l l e c t i o n a n d v a l i d a t i o n a n d 2 C S O s T o c a r r y o u t t h e e v a l u a t i o n P l a n n i n g , d a t a c o l l e c t i o n a n d 3 H o u s e h o l d s ( s e r v i c e u s e r s ) T o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n c o r r u p t i o n e x p e r i e n c e s e n c o u n t e r e d i n a c c e s s i n g D a t a c o l l e c t i o n 4 M & C U n i t P r e p a r e T O R , s u p e r v i s e d a t a c o l l e c t i o n P l a n n i n g , d a t a c o l l e c t i o n a n d i . F e e d b a c k M e c h a n i s m s M D A s s h o u l d a l w a y s b e g i v e n t h e o p p o r t u n i t y t o m a k e i n p u t i n t o t h e d r a f t m o n i t o r i n g r e p o r t t h r o u g h a f e e d b a c k m e c h a n i s m . D r a f t A C C m o n i t o r i n g r e p o r t s s h a l l b e s e n t t o t h e h e a d o f M D A t o m a k e c o m m e n t s b y a g r e e i n g o r d i s a g r e e i n g w i t h t h e f i n d i n g s a n d s c o r e a c c o r d e d b a s e d o n t h e e v i d e n c e a v a i l a b l e o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f S P R R s . I n a s i t u a t i o n w h e r e t h e r e a r e d i s a g r e e m e n t s , a n a m i c a b l e b a l a n c e w i l l b e s o u g h t t h a t w i l l r e f l e c t i n t h e f i n a l r e p o r t . D u r i n g t h e c o u r s e o f t h e i m p l e m e n t a t i o n i f a n y c h a n g e s i n t h e m a n d a t e o r m a n a g e m e n t s t r u c t u r e o f M D A s t h a t r e n d e r c e r t a i n r e c o m m e n d a t i o n s i m p r a c t i c a b l e o r d i s a d v a n t a g e o u s t o t h e e f f e c t i v e d i s c h a r g e o f i t s d u t i e s , t h e h e a d o f t h e M D A s h a l l m a k e r e p r e s e n t a t i o n s t o t h e C o m m i s s i o n e r i n w r i t i n g , w i t h i n s e v e n d a y s o f r e c e i p t o f t h e d r a f t r e p o r t . U p o n c o n s i d e r i n g t h e r e p r e s e n t a t i o n o f t h e M D A c o n c e r n e d t h e C o m m i s s i o n m a y c o n f i r m , v a r y o r c a n c e l t h e r e c o m m e n d a t i o n ( s ) a s d e e m e d a p p r o p r i a t e a n d t h e i t s d e c i s i o n s h a l l b e f i n a l , a s e n s h r i n e d i n S e c t i o n ( 8 ) ( 2 ) ( 3 ) o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d . i i . T r a i n i n g a n d W o r k s h o p s o n C o m p l i a n c e M a n a g e m e n t P r o c e s s e s

19. 1 9 | P a g e 6 . 9 M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e S p e c i a l i s t  T o p r o v i d e e x p e r t k n o w l e d g e i n r e v i e w i n g a n d u p d a t i n g e x i s t i n g s y s t e m s a n d p r o c e s s e s w i t h a v i e w t o a d d r e s s i n g a l l i s s u e s o f n o n - c o m p l i a n c e .  T o f o r m u l a t e a s e t o f r e g u l a t i o n s a n d p e n a l t i e s t o a d d r e s s a l l d e t e c t e d a n d r e p o r t e d c a s e s o f b r e a c h e s a n d v i o l a t i o n s .  P r o v i d e a n d c o n d u c t t r a i n i n g f o r c l i e n t i n s t i t u t i o n s i n t h e a r e a o f b e s t p r a c t i c e c o m p l i a n c e .  D e v e l o p a c o m p r e h e n s i v e t i m e - t a b l e s c h e d u l e d f o r p e r i o d i c i n s p e c t i o n s o f e x i s t i n g s y s t e m s p r o c e d u r e s .  D e v e l o p n e w s y s t e m s f o r c o m p l i a n c e a n d m o n i t o r i n g w h e r e t h e y d o n o t e x i s t .  E v a l u a t e s y s t e m s / p r o c e s s e s a n d d i a g n o s e l a p s e s a n d m a k e a p p r o p r i a t e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e H e a d o f U n i t .  A n y o t h e r d u t y t h a t m a y b e a s s i g n e d b y t h e H e a d o f M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t 6 . 1 0 D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e o f f i c e r  T o p r o v i d e e x p e r t k n o w l e d g e i n r e v i e w i n g a n d u p d a t i n g e x i s t i n g s y s t e m s a n d p r o c e s s e s w i t h a v i e w t o a d d r e s s i n g a l l i s s u e s o f n o n - c o m p l i a n c e .  T o f o r m u l a t e a s e t o f r e g u l a t i o n s a n d p e n a l t i e s t o a d d r e s s a l l d e t e c t e d a n d r e p o r t e d c a s e s o f b r e a c h e s a n d v i o l a t i o n s .  P r o v i d e a n d c o n d u c t t r a i n i n g f o r c l i e n t i n s t i t u t i o n s i n t h e a r e a o f b e s t p r a c t i c e c o m p l i a n c e .  D e v e l o p a c o m p r e h e n s i v e t i m e - t a b l e s c h e d u l e d f o r p e r i o d i c i n s p e c t i o n s o f e x i s t i n g s y s t e m s p r o c e d u r e s .  D e v e l o p n e w s y s t e m s f o r c o m p l i a n c e a n d m o n i t o r i n g w h e r e t h e y d o n o t e x i s t .  E v a l u a t e s y s t e m s / p r o c e s s e s a n d d i a g n o s e l a p s e s a n d m a k e a p p r o p r i a t e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e H e a d o f U n i t .  A n y o t h e r d u t y t h a t m a y b e a s s i g n e d b y t h e H e a d o f M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t .

39. 3 9 | P a g e a ) C o r r u p t i o n R i s k A s s e s s m e n t T h e r e v i e w o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s s h o u l d f o c u s o n h i g h c o r r u p t i o n r i s k a r e a s – w i t h t h e r i s k i d e n t i f i c a t i o n s t a g e i d e n t i f y i n g p o t e n t i a l c o r r u p t i o n t h r e a t s a n d v u l n e r a b i l i t i e s i n M D A s , t h e c h a i n s o f e v e n t s t h a t m a y l e a d t o a n a c t o f c o r r u p t i o n , a n d p o t e n t i a l p r o b l e m s b e f o r e t h e y t u r n i n t o a c t u a l a c t s o f c o r r u p t i o n . I d e n t i f i c a t i o n o f c o r r u p t i o n r i s k i s c a r r i e d o u t i n t w o l e v e l s :  G e n e r a l r i s k i d e n t i f i c a t i o n – G e n e r a l r i s k s c h a r a c t e r i s t i c t o e v e r y M D A s h o u l d b e i d e n t i f i e d . I n f o r m a t i o n h e r e i s c o l l e c t e d u s u a l l y t h r o u g h i n t e r v i e w s , f o c u s g r o u p s a n d s u r v e y s , r e v i e w o f a l l c o r r u p t i o n r e l a t e d c o m p l a i n t s , i n v e s t i g a t i o n s a n d c o n v i c t i o n t r e n d s i n t h e M D A a n d d e t a i l e d p r o c e s s r e v i e w .  S p e c i f i c r i s k i d e n t i f i c a t i o n – S p e c i f i c r i s k s c h a r a c t e r i s t i c t o t h e s e c t o r ( f o r e x a m p l e h e a l t h , e d u c a t i o n , s e c u r i t y ) s h o u l d i n v o l v e t h e i d e n t i f i c a t i o n o f M D A ’ s r e s p o n s i b i l i t i e s , w i t h i n f o r m a t i o n c o l l e c t e d f r o m i n t e r v i e w s w i t h s t a k e h o l d e r s ( p a t i e n t s , p a r e n t s , t e a c h e r s e t c . ) , a s w e l l a s a r e v i e w o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s i n t e r n a l d o c u m e n t s . S p e c i a l a t t e n t i o n s h o u l d b e p a i d t o : T h e a c t u a l / c o n f i r m e d v u l n e r a b i l i t i e s r e l a t e d t o t h e n a t u r e o f t h e M D A s a c t i v i t i e s , t h e c o m p e t e n c i e s o r r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e p e r s o n n e l  T h e p o t e n t i a l v u l n e r a b i l i t i e s w h i c h s h o u l d b e a d d r e s s e d i n t h e f u t u r e .  R a t e t h e r i s k s a c c o r d i n g t o t h e i r s i g n i f i c a n c e ( R i s k L e v e l = R i s k L i k e l i h o o d X R i s k I m p a c t )  I d e n t i f y i n g r i s k b e s t r e s p o n s e s – r e c o m m e n d e d a c t i o n s t o c o n t r o l r i s k  D e v e l o p r i s k m a n a g e m e n t m e a s u r e s ( C o m p l i a n c e R e s u l t M o n i t o r i n g P l a n ) b ) I m p r o v i n g t h e Q u a l i t y o f R e c o m m e n d a t i o n s - K e y C h a r a c t e r i s t i c s  A l l S y s t e m s R e v i e w R e c o m m e n d a t i o n s s h o u l d b e S M A R T :

46. 4 6 | P a g e C o m p l e t e d b y  D a t e b y w h i c h e x p e c t e d r e s u l t s h o u l d b e a c h i e v e d . 8 . 2 D a t a C a p t u r e a n d R e p o r t i n g T e m p l a t e ( D C R T ) T h e d a t a c a p t u r e a n d r e p o r t i n g t o o l b e l o w c a n b e u s e d b y b o t h M D A s a n d A C C m o n i t o r i n g t e a m s . T h i s t o o l i s a n e x c e r p t f r o m t h e C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x ( C R P M ) w i t h c o l u m n s t h a t g a u g e c o m p l i a n c e i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n , a n d t h e t e m p l a t e h a s a p r o v i s i o n t o c a p t u r e c o m m e n t s o r r e a s o n s f o r t h e l e v e l s o f c o m p l i a n c e r a n g i n g f r o m ‘ N o C o m p l i a n c e ’ t o ‘ F u l l C o m p l i a n c e ’ . T h e M D A s w i l l b e r e q u i r e d t o u s e t h i s t o o l t o c a r r y o u t s e l f - m o n i t o r i n g ( d a t a c o l l e c t i o n ) o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s o n a q u a r t e r l y b a s i s a n d r e p o r t t o t h e A C C . S i m i l a r l y , t h e A C C w i l l u s e t h i s s a m e D C R T o n a q u a r t e r l y b a s i s t o v e r i f y t h e r e p o r t s s u b m i t t e d b y t h e M D A s . T h i s t o o l c a n a l s o b e u s e d t o r e p o r t o n o n e M D A w i t h r e a s o n s f o r t h e l e v e l o f c o m p l i a n c e a c h i e v e d . T h e D C R T c a n b e d e v e l o p e d b y t h e M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t a n d a t r a i n i n g s e s s i o n c a n b e c o n d u c t e d f o r M D A s ’ M & E s o r f o c a l p e r s o n s f o r a d e q u a t e k n o w l e d g e o n t h e u s e o f t h i s t o o l . T o o l 2 : D a t a C a p t u r e T e m p l a t e f o r S y s t e m s R e v i e w R e c o m m e n d a t i o n s A r e a o f P O O R R E C O R D S M A N A G E M E N T I N D I S T R I C T C O U N C I L S A n t i - C o r r u p t i o T o i m p r o v e o n R e c o r d s M a n a g e m e n t N o R e c o m m e n d a t i o n s P r o g r e s s / A c t i v i t y I n d i c a t o r I m p o r t a n c e B a s e l i n e P r o b l e m s T a r g e t M e a n s o f V e r i f i c a t i o n C u r r e n t M e a s u r e ( % ) R e a s o n s f o r C u r r e n t M e a s u r e 0

12. 1 2 | P a g e  T o l o o k i n t o a n y a u d i t e d r e p o r t s u b m i t t e d b y t h e A c c o u n t a n t - G e n e r a l ’ s D e p a r t m e n t o r a n y s u r v e y c a r r i e d o u t b y r e p u t a b l e i n s t i t u t i o n s o n a M i n i s t r y a n d i d e n t i f y p o t e n t i a l w e a k n e s s e s t o b e r e - e x a m i n e d .  T o e x a m i n e r e p o r t s s e n t f r o m t h e I n t e l l i g e n c e U n i t o f t h e A C C a n d p o s s i b l y a s s i g n t o a S y s t e m s P r o c e s s o r .  T o s u p e r v i s e t h e S y s t e m s P r o c e s s o r s i n t h e d a i l y d i s c h a r g e o f t h e i r d u t i e s .  T o r e v i e w a n d a m e n d a s n e c e s s a r y w o r k p l a n s a n d r e p o r t s s u b m i t t e d b y S y s t e m s P r o c e s s o r s f o r c o n s i d e r a t i o n a n d a p p r o v a l i n a p p r o p r i a t e c a s e s .  T o p r o v i d e a d v i c e a n d g u i d a n c e t o s u b o r d i n a t e s t a f f o n c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n a c t i v i t i e s .  T o p a r t i c i p a t e i n c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n s t u d i e s i n h i g h e r p r o f i l e c a s e s a s L e a d O f f i c e r i n t e r m s o f c o n d u c t i n g i n t e r v i e w s , e x a m i n i n g s y s t e m s , p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s e i t h e r t o d e t e r m i n e a n y w e a k n e s s e s i n t h e e x i s t i n g w o r k p r a c t i c e o f t h e t a r g e t o r g a n i z a t i o n o r e v i d e n c e o f c o r r u p t i o n i n s p e c i f i c c a s e s .  T o c o l l e c t , a n a l y z e a n d v a l i d a t e r e l e v a n t d a t a w h e r e n e c e s s a r y i n e a c h c a s e r e v i e w e d a n d t o p r e p a r e a r e p o r t o n f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s f o r f u r t h e r a c t i o n f o r s u b m i s s i o n .  T o p a r t i c i p a t e i n p r e s e n t a t i o n o f r e p o r t f i n d i n g s t o t h e t a r g e t o r g a n i z a t i o n , a n d s u b s e q u e n t l y t o d e v e l o p a n d a g r e e o n i m p l e m e n t a t i o n p r o g r a m m e a s w e l l a s t o c o n d u c t f o l l o w u p v i s i t s t o a s s e s s p r o g r e s s .  T o w o r k c l o s e l y w i t h t h e I n t e l l i g e n c e a n d I n v e s t i g a t i o n U n i t s o f t h e A C C o n t h e i r f i n d i n g s a n d b e a b l e t o a n a l y z e p o s s i b l e i n t e r v e n t i o n .  T o c r e a t e n e w a s s i g n m e n t a r e a s , d o c u m e n t s o n f i l e w i t h j u s t i f i c a t i o n t h e p r o p o s e d s c o p e o f s t u d y , a n y d i s c u s s i o n s w i t h t h e c l i e n t a n d

29. 2 9 | P a g e 8 . 1 . 4 F o r m u l a t i o n a n d a d o p t i o n o f p o l i c y P o l i c y f o r m u l a t i o n m e a n s c o m i n g u p w i t h a n a p p r o a c h t o s o l v i n g a p r o b l e m . M D A s , t h e e x e c u t i v e b r a n c h , t h e c o u r t s , a n d i n t e r e s t g r o u p s m a y b e i n v o l v e d . C o n t r a d i c t o r y p r o p o s a l s a r e o f t e n m a d e . P o l i c y f o r m u l a t i o n h a s a t a n g i b l e o u t c o m e . 8 . 1 . 5 I m p l e m e n t a t i o n T h e i m p l e m e n t a t i o n o r c a r r y i n g o u t o f p o l i c y i s m o s t o f t e n a c c o m p l i s h e d b y i n s t i t u t i o n s o t h e r t h a n t h o s e t h a t f o r m u l a t e d a n d a d o p t e d t h e m . A s t a t u t e u s u a l l y p r o v i d e s j u s t a b r o a d o u t l i n e o f a p o l i c y . F o r e x a m p l e , t h e A C C m a y d e v e l o p a p o l i c y a t t h e M i n i s t r y o f w a t e r r e s o u r c e s f o r i m p r o v e d w a t e r q u a l i t y s t a n d a r d s , b u t t h e i n s t i t u t i o n o r t h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A g e n c y ( E P A ) p r o v i d e s t h e d e t a i l s o n t h o s e s t a n d a r d s a n d t h e p r o c e d u r e s f o r m e a s u r i n g c o m p l i a n c e t h r o u g h r e g u l a t i o n s 8 . 2 . 6 P r o c e s s f o r P o l i c y R e v i e w T h e P o l i c y O w n e r i s r e s p o n s i b l e f o r c o n d u c t i n g a c o m p r e h e n s i v e r e v i e w o f t h e i r p o l i c i e s a t a m i n i m u m o f e v e r y 5 y e a r s o r a s r e q u i r e d t o s t a y c u r r e n t w i t h a p p l i c a b l e l a w s o r o t h e r P o l i c i e s . I n c e p t i o n m e e t i n g i s t h e v e r y f i r s t s t e p t o w a r d s p o l i c y r e v i e w . T h i s i s w h e r e t h e p o l i c y d r a f t e r s a n d t h e r e s p e c t i v e i n s t i t u t i o n d i s c u s s t h e e f f i c a c y o f t h e p o l i c y a n d t h e p u r p o s e o f t h e r e v i e w . T h e p u r p o s e o f t h e r e v i e w i s t o d e t e r m i n e : 8 . 2 . 7 P o l i c y I n i t i a t i o n o r R e v i s i o n i . I s a p o l i c y r e q u i r e d o r i s t h e i s s u e b e t t e r r e s o l v e d t h r o u g h o t h e r m e a n s  s u c h a s i m p r o v e d c o m m u n i c a t i o n , a n d e d u c a t i o n a l c a m p a i g n , o r a m e m o r a n d u m ? i i . A r e t h e r e s o u r c e s , k n o w l e d g e a n d e x p e r t i s e a v a i l a b l e t o d e v e l o p a p o l i c y o n t h i s i s s u e ? i i i . I s t h e r e a n e x i s t i n g p o l i c y w i t h t h e s a m e o r s i m i l a r i n t e n t ?

7. 7 | P a g e  I t d r a f t s m o d e l c o d e s o f c o n d u c t a n d a d v i c e p u b l i c b o d i e s a s t o t h e a d o p t i o n o f s u c h c o d e o f c o n d u c t a s m a y b e s u i t e d t o s u c h b o d i e s ;  I t m o n i t o r s c u r r e n t l e g i s l a t i v e a n d a d m i n i s t r a t i v e p r a c t i c e s i n t h e f i g h t a g a i n s t c o r r u p t i o n a n d a d v i s e s G o v e r n m e n t o n t h e a d o p t i o n a n d r a t i f i c a t i o n o f i n t e r n a t i o n a l i n s t r u m e n t s r e l a t i n g t o c o r r u p t i o n ;  T h e d e p a r t m e n t a d v i s e s G o v e r n m e n t o n s u c h l e g i s l a t i v e r e f o r m a s i t c o n s i d e r s n e c e s s a r y t o f o s t e r t h e e l i m i n a t i o n o f a c t s o f c o r r u p t i o n ; 4 . 0 I N T E R V E N T I O N S T O E X E C U T E T H E M A N D A T E O F T H E D E P A R T M E N T T h e r e a r e t w o k i n d s o f i n t e r v e n t i o n s t o c a r r y o u t t h e m a n d a t e o f t h e d e p a r t m e n t . T h e s e a r e : P R O - A C T I I V E I N T E R V E N T I O N R E A C T I V E I N T E R V E N T I O N P R O - A C T I V E I N T E R V E N T I O N O f f i c e r s o f t h e v a r i o u s U n i t s o f t h e d e p a r t m e n t w o u l d u s u a l l y u n d e r t a k e c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n i n i t i a t i v e s i n b o t h p u b l i c a n d p r i v a t e i n s t i t u t i o n s e m a n a t i n g f r o m n e w s p a p e r p u b l i c a t i o n s , i n t e l l i g e n c e g a t h e r e d f o r t h e I n t e l l i g e n c e U n i t , p u b l i c p e r c e p t i o n s u r v e y s o n c o r r u p t i o n , v i e w s o n c o r r u p t i o n g a t h e r e d f r o m t h e p u b l i c b y t h e P u b l i c E d u c a t i o n a n d E x t e r n a l O u t r e a c h a n d s o o n . P r o a c t i v e i n t e r v e n t i o n s o f t e n f a l l o u t s i d e o f t h e a n n u a l w o r k s c h e d u l e / p l a n o f t h e d e p a r t m e n t . I n t e r v e n t i o n s a r e u s u a l l y g e a r e d t o w a r d s s t e m m i n g t h e s u r g e o f c o r r u p t i o n d u r i n g a p a r t i c u l a r p e r i o d o f t h e y e a r f o r e x a m p l e d u r i n g t h e C h r i s t m a s p e a k s e a s o n t h e p o r t s o r w h e n c e r t a i n a c t i v i t i e s a r e u n d e r t a k e n f o r e x a m p l e d u r i n g p u b l i c e x a m i n a t i o n s . A t e a m i s u s u a l l y p u t t o g e t h e r f r o m t h e v a r i o u s U n i t s o f t h e d e p a r t m e n t w h o w i l l t a k e s t e p s a n d w o r k o n t h e i n t e r v e n t i o n f o r a p e r i o d o f a b o u t t h r e e m o n t h s . A c o m p r e h e n s i v e r e p o r t i s p r o p o s e d w h i c h u s u a l l y i n f o r m s a n i n v e s t i g a t i o n b y t h e I n v e s t i g a t i o n s d e p a r t m e n t .

21. 2 1 | P a g e  O f f i c e r s s h o u l d c a r r y o u t t h e i r d u t i e s w i t h h o n e s t y , s o b r i e t y a n d t e m p e r a n c e , a n d u p h o l d t h e h i g h e s t e t h i c a l s t a n d a r d s t o e n s u r e p u b l i c c o n f i d e n c e a n d t r u s t .  O f f i c e r s a r e n o t p e r m i t t e d t o u n d e r t a k e o u t s i d e w o r k f o r w h i c h t h e y a r e p a i d e i t h e r o n a f u l l t i m e o r o n a p a r t - t i m e b a s i s w i t h i n n o r m a l o f f i c e h o u r s . A n y O f f i c e r w i s h i n g t o t a k e u p a p a r t - t i m e j o b s h o u l d a p p l y i n w r i t i n g t o t h e D i r e c t o r t h r o u g h t h e a p p r o p r i a t e H e a d s o f U n i t .  O f f i c e r s a r e e n t i t l e d t o s t u d y l e a v e w i t h p a y / w i t h o u t p a y b u t p r o p e r c h a n n e l s o f a p p l i c a t i o n a n d p r o t o c o l s m u s t b e f o l l o w e d a s o u t l i n e d i n t h e c o d e o f c o n d u c t f o r s t a f f o f t h e A C C .  O f f i c e r s a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e s e c u r i t y o f d o c u m e n t s i n t h e i r p o s s e s s i o n a n d f o r e n s u r i n g t h a t s u c h d o c u m e n t s a r e n o t a c c e s s i b l e t o u n a u t h o r i z e d p e r s o n s .  A l l O f f i c e r s s h o u l d b e p r o p e r l y d r e s s e d w h e n o n a n o f f i c i a l a s s i g n m e n t . 2  O f f i c e r s a r e o b l i g e d i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e i r d u t i e s n o t t o b e h a v e i n s u c h a w a y a s t o b r i n g t h e C o m m i s s i o n t o r i d i c u l e o r c a u s e e m b a r r a s s m e n t t o a c o l l e a g u e w i t h w h o m a n e x e r c i s e i s b e i n g c o n d u c t e d .  F o r t h e p u r p o s e o f e n f o r c i n g s e c t i o n 6 6 o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 , a s a m e n d e d , O f f i c e r s m u s t a t a l l t i m e s c a r r y o n p e r s o n W a r r a n t C a r d s w h i c h s h a l l b e u s e d t o e x e c u t e a n a r r e s t o r d e m a n d i n f o r m a t i o n o r d o c u m e n t .  I n t h e e v e n t o f a n y h o s t i l i t y , o p p o s i t i o n o r h a z a r d b e i n g e n c o u n t e r e d d u r i n g t h e c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n e x e r c i s e , t h e D i r e c t o r m u s t b e i n f o r m e d a t o n c e . 2 S e e p o l i c y o n D r e s s C o d e f o r s t a f f o f t h e A C C

20. 2 0 | P a g e 7 . 0 E T H I C A L B E H A V I O U R I N T H E D E P A R T M E N T I t i s i m p e r a t i v e t h a t t h e P r e v e n t i o n O f f i c e r s s h o u l d d e c l a r e p r i v a t e i n t e r e s t o n m a t t e r s r e l a t e d t o t h e i r d u t i e s t o t h e D i r e c t o r a n d t a k e s t e p s t o a d d r e s s s u c h c o n f l i c t o f i n t e r e s t . A n y o f f e r o f a n a d v a n t a g e t o o f f i c e r s b y c l i e n t s i n t h e c o u r s e o f t h e i r s t u d y m u s t b e i m m e d i a t e l y r e p o r t e d t o t h e D i r e c t o r w h o w i l l t a k e s t e p s t o i n f o r m t h e C o m m i s s i o n e r f o r n e c e s s a r y a c t i o n . W i t n e s s e s s h o u l d b e i d e n t i f i e d , t h e w r i t t e n r e c o r d m a d e i m m e d i a t e l y , r e t a i n i n g t h e o r i g i n a l a n d a r e p o r t m a d e t o t h e C o m m i s s i o n e r . T h e O f f i c e r ’ s S u p e r v i s o r s h o u l d b e i n f o r m e d ( u n l e s s h e i s a p a r t y t o t h e i l l i c i t o f f e r ) . T h e O f f i c e r w i l l b e a d v i s e d b y I n v e s t i g a t o r s o f t h e C o m m i s s i o n o f t h e e x a c t a c t i o n t o b e t a k e n b y h i m . H e m u s t o b e y t h o s e i n s t r u c t i o n s . 1 A n O f f i c e r s h o u l d a l s o :  T r y t o a v o i d b e i n g a l o n e i n p r i v a t e w i t h a n y p e r s o n w h o m a y b e n e f i t f r o m t h e O f f i c e r ’ s d e c i s i o n / r e c o m m e n d a t i o n / a c t i o n .  S t a t e q u i t e c l e a r l y t h a t h e w i l l t a k e l a w e n f o r c e m e n t a c t i o n a g a i n s t a n y p e r s o n o f f e r i n g a b r i b e .  E s t a b l i s h a r e p u t a t i o n f o r h o n e s t y a n d f a i r n e s s . O f f i c e r s i n t h i s D e p a r t m e n t s h o u l d n o t p l a c e t h e m s e l v e s u n d e r f i n a n c i a l o r m a t e r i a l o b l i g a t i o n t h a t m i g h t i n f l u e n c e t h e m i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e i r d u t i e s .  I n c a r r y i n g o u t p u b l i c t r a n s a c t i o n s , c h o i c e s s h o u l d b e m a d e o n m e r i t a n d n o t o n p e r s o n a l i n t e r e s t .  I t i s i m p e r a t i v e t h a t O f f i c e r s i n t h i s D e p a r t m e n t s h o u l d b e p e r s o n s o f s o u n d i n t e l l e c t u a l a n d r e a s o n i n g a b i l i t y s i n c e t h e i r w o r k i n v o l v e s p e o p l e o f d i v e r s e b a c k g r o u n d . 1 K i n d l y r e f e r t o t h e C o d e o f C o n d u c t f o r O f f i c e r s o f t h e A C C .

15. 1 5 | P a g e v a r i o u s A c t s i n c l u d i n g t h e A C C A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d s o t h a t t h e p u b l i c g e t s t h e r i g h t p e r c e p t i o n o f t h e n e w c h a n g e s .  T o i n i t i a t e t h e d r a f t i n g a n d p r o d u c t i o n o f b e s t p r a c t i c e g u i d e s o n c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n f o r d i s c u s s i o n a n d d i s s e m i n a t i o n t o o r g a n i z a t i o n s .  T o p a r t i c i p a t e i n w o r k s h o p s , s e m i n a r s , m e e t i n g s a n d o t h e r e v e n t s o r g a n i z e d b y t h e d e p a r t m e n t , t h e A C C a n d o t h e r a g e n c i e s .  T o u n d e r t a k e a n y o t h e r d u t y t h a t m a y b e a s s i g n e d b y t h e H e a d , S y s t e m a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t . 6 . 5 D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f H e a d , P o l i c y a n d E t h i c s U n i t T h e U n i t i s m a n a g e d b y a H e a d w h o r e p o r t s t o t h e D i r e c t o r a n d w h o s e m a i n p u r p o s e i s t o p r o v i d e l e a d e r s h i p i n t h e d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n o f p o l i c i e s a n d e t h i c a l p r o c e d u r e s o f M D A s , o t h e r p u b l i c b o d i e s a n d p r i v a t e s e c t o r . T h e t a s k s a n d d u t i e s i n c l u d e b u t n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g :  T o d e v e l o p a n d i m p l e m e n t w h e r e n e c e s s a r y , p o l i c i e s r e q u i r e d f o r t h e s m o o t h a n d e f f i c i e n t c o n d u c t o f t h e w o r k o f M D A s a n d o t h e r p u b l i c o f f i c e s .  T o o r g a n i z e , p l a n a n d i m p l e m e n t s e m i n a r s , w o r k s h o p s e t c . f o r c l i e n t o r g a n i z a t i o n s o n i s s u e s o f p o l i c y a n d e t h i c s .  A d v i s e a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s a b o u t r e g u l a t i n g c o m p l i a n c e i s s u e s .  T o s u p p o r t g o v e r n m e n t i n d e v e l o p i n g a n d i m p l e m e n t i n g p o l i c i e s r e l a t e d t o s u s t a i n a b l e p u b l i c s e c t o r m a n a g e m e n t .  P r o v i d e s i n p u t i n t o t h e f o r m u l a t i o n a n d i m p l e m e n t a t i o n o f A n t i - C o r r u p t i o n p o l i c i e s i n b o t h t h e p r i v a t e a n d p u b l i c s e c t o r s f o r t h e r e m o v a l o f b a r r i e r s t o p r i v a t e s e c t o r d e v e l o p m e n t a n d f o r t h e e f f i c i e n t m a n a g e m e n t o f t h e p u b l i c s e c t o r .  T o u n d e r t a k e r e s e a r c h o n a l l p o l i c i e s a n d e t h i c a l i s s u e s b o t h i n t e r n a l l y a s w e l l a s o v e r s e a s o r s i m i l a r i n s t i t u t i o n s t o e n s u r e c u r r e n c y a n d u p d a t e .

17. 1 7 | P a g e  T o o r g a n i z e s e m i n a r s , w o r k s h o p s , s y m p o s i u m s f r o m t i m e t o t i m e t o p r o v i d e c l i e n t o r g a n i z a t i o n s w i t h c u r r e n t p r a c t i c e s .  T o d e v e l o p a c o o p e r a t i v e f r a m e w o r k w i t h a v i e w t o l i a i s i n g w i t h a p p r o p r i a t e l e g a l b o d i e s t o e n s u r e t h a t w h e r e l e g a l c o n s i d e r a t i o n s a r e i n v o l v e d s u c h m a t t e r s w i l l b e p r o p e r l y g u i d e d .  T o e n s u r e t h e w i d e s t p o s s i b l e a d h e r e n c e a n d d o m e s t i c a t i o n o f r e l e v a n t U N C o n v e n t i o n s .  T o d e v e l o p c o m p l i a n c e a n d e n f o r c e m e n t m e c h a n i s m s i n r e s p e c t o f p o l i c y r e c o m m e n d a t i o n s .  T o u n d e r t a k e r e s e a r c h o n a l l p o l i c i e s a n d e t h i c a l i s s u e s b o t h i n t e r n a l l y a s w e l l a s o v e r s e a s o r s i m i l a r i n s t i t u t i o n s t o e n s u r e c u r r e n c y a n d u p d a t e .  A n y o t h e r d u t i e s t h a t m a y b e a s s i g n e d b y t h e H e a d o f U n i t . 6 . 7 D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f P o l i c y a n d E t h i c s O f f i c e r T h e m a i n p u r p o s e o f t h e j o b i s t o a s s i s t i n t h e d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n o f p o l i c i e s a n d e t h i c a l p r o c e d u r e s o f M D A s a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s .  T o a s s i s t i n t h e d e v e l o p m e n t o f p o l i c i e s a n d c o d e s o f e t h i c s f o r M D A s a n d p u b l i c b o d i e s .  T o c o l l e c t a n d a n a l y z e d a t a d e r i v e d f r o m e x i s t i n g p o l i c i e s a n d e t h i c a l c o d e s f o r t h e d e v e l o p m e n t o f a c o m p r e h e n s i v e d a t a b a n k o f a l l s u c h i s s u e s .  T o s e r v e a s l i a i s o n b e t w e e n t h e u n i t a n d c l i e n t o r g a n i z a t i o n s ( a s m a y b e d e t e r m i n e d ) b y t h e H e a d o f U n i t .  T o p r o d u c e a t i m e - t a b l e o f a c t i v i t i e s ( m o n t h l y / q u a r t e r l y b a s i s ) t o b e u n d e r t a k e n b y t h e u n i t ) .  T o s e r v e a s s e c r e t a r y f o r t h e u n i t a n d m e e t i n g h e l d b y t h e u n i t w i t h c l i e n t o r g a n i z a t i o n s i n a l l i s s u e s r e l a t i n g t o p o l i c y a n d e t h i c s .  T o u n d e r t a k e r e s e a r c h o n a l l p o l i c y a n d e t h i c s i s s u e s b o t h i n t e r n a l l y a s w e l l a s o v e r s e a s o r s i m i l a r i n s t i t u t i o n s t o e n s u r e c u r r e n c y a n d u p d a t e .

38. 3 8 | P a g e i i . F o r g i n g S t r a t e g i c A l l i a n c e w i t h t h e N A C S N a t i o n a l S t e e r i n g C o m m i t t e e a n d C h i e f M i n i s t e r T h e N A C S S t e e r i n g C o m m i t t e e t h a t s i t s i n t h e O f f i c e o f t h e V i c e P r e s i d e n t p e r f o r m s a s u p e r v i s o r y r o l e o v e r M D A s i n t h e f i g h t a g a i n s t c o r r u p t i o n . I n s t r u c t i o n s f r o m t h e N a t i o n a l S t e e r i n g C o m m i t t e e t o t h e M D A s o n c o m p l i a n c e c o m m i t m e n t s o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f A C C ’ s S P R R s m a y c r e a t e a p o s i t i v e i m p a c t . i i i . S P R R s i n t h e P e r f o r m a n c e C o n t r a c t s w i t h P o l i t i c a l H e a d s o f M D A s S i m i l a r l y , i n t e g r a t i n g t h e A C C ’ s S P R R s i n t h e p e r f o r m a n c e c o n t r a c t s a s m a n a g e d b y t h e O f f i c e o f t h e C h i e f M i n i s t e r a n d s i g n e d w i t h M D A s w i l l a l s o h a v e a p o s i t i v e i m p a c t . T h i s c a n b e a c h i e v e d t h r o u g h t h e f o l l o w i n g :  I n v i t a t i o n o f N A C S S t e e r i n g C o m m i t t e e t o t h e p r e s e n t a t i o n o f e v e r y f i n a l s y s t e m s a n d p r o c e s s e s r e v i e w r e p o r t f o r a c o m m i t m e n t s t a t e m e n t .  A C C s u b m i t s a f i n a l i z e d M & C r e p o r t t o t h e N A C S S t e e r i n g C o m m i t t e e a n d d r a w i n g a t t e n t i o n t o a r e a s o f l o w c o m p l i a n c e i n e a c h M D A .  A C C s u b m i t s f i n a l i z e d s y s t e m s a n d p r o c e s s e s r e p o r t t o C h i e f M i n i s t e r ( C M ) a n d e n g a g e t h e C M o n i n t e g r a t i n g S P R R s i n t o t h e M D A s p e r f o r m a n c e m a n a g e m e n t c o n t r a c t s – S P R R s t h u s b e c o m i n g a n i n t e g r a l p a r t o f p e r f o r m a n c e c o n t r a c t s s i g n e d o n t o b y M i n i s t e r s o f G o v e r n m e n t . i v . S h a r i n g o f C o m p l i a n c e R i s k w i t h A p p r o p r i a t e S t a k e h o l d e r s f o r A c t i o n T h e m o s t c o m m o n r i s k s i d e n t i f i e d i n 3 . 1 . v a b o v e c o n t r i b u t e i m m e n s e l y t o l i m i t i n g c o m p l i a n c e a n d i m p l e m e n t i n g S P R R s . R i s k s a s s o c i a t e d w i t h t h e o p e r a t i o n a l m a n d a t e o f e a c h s t a k e h o l d e r m u s t b e c o m m u n i c a t e d t o t h e s a m e f o r a c t i o n i f f i n a n c i a l , H R / s t a f f , s t r u c t u r a l , a n d p o l i t i c a l c h a n g e o b s t a c l e s a r e t o b e s u r m o u n t e d . 9 . 2 . 2 C o m p l i a n c e R e s u l t M o n i t o r i n g S y s t e m s T h e f o l l o w i n g t o o l s / s t e p s a r e r e c o m m e n d e d t o u s h e r i n a n i n c r e a s e i n c o m p l i a n c e l e v e l s :

35. 3 5 | P a g e  E n s u r e t h a t i m p l e m e n t a t i o n t i m e l i n e s o f S P R R s a r e m e t b y s e t t i n g i n t e r n a l m o n i t o r i n g m e c h a n i s m s .  L e a d t h e p r o c e s s t o w o r k w i t h o t h e r i n s t i t u t i o n s t h a t h a v e a s t a k e i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e l a t e d S P R R s , f o r e x a m p l e t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e ( M o F ) , H u m a n R e s o u r c e M a n a g e m e n t O f f i c e ( H R M O ) N a t i o n a l R e v e n u e A u t h o r i t y ( N R A ) , N a t i o n a l S o c i a l S e c u r i t y a n d I n s u r a n c e T r u s t ( N A S S I T ) o r t h e P u b l i c S e r v i c e C o m m i s s i o n ( P S C ) .  P o l i t i c a l h e a d s a r e t o e s c a l a t e r e c o m m e n d a t i o n s t h a t m a y r e q u i r e C a b i n e t s u p p o r t / a p p r o v a l .  P r o p e r h a n d i n g o v e r o f a l l d o c u m e n t s r e l a t e d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f S P R R s t o t h e s u c c e s s o r o f p o s t i n c a s e o f a t r a n s f e r . i i i . C o m m i t m e n t o f C o m p l i a n c e D e l i v e r y C h a m p i o n s – A C C I n l i n e w i t h t h e s t a t u t o r y p r o v i s i o n s e n s h r i n e d i n t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d , i t i s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t t h e C o m m i s s i o n e r o f t h e A C C d o e s t h e f o l l o w i n g :  T o I s s u e w r i t t e n i n s t r u c t i o n s t o t h e r e v i e w e d M D A f o r t h e f u l l i m p l e m e n t a t i o n o f S P R R s .  T o s e n d o u t c o m m e n d a t i o n l e t t e r s a n d o r g a n i z e o t h e r f o r m s o f r e c o g n i t i o n f o r t h o s e M D A s t h a t h a v e m e t f u l l c o m p l i a n c e o f t h e S P R R s ( s e e a s s e s s m e n t g r i d 4 . 3 b e l o w - C o m p l i a n c e B a r o m e t e r ) .  T o a u t h o r i s e s f u r t h e r e n g a g e m e n t s w i t h t h o s e M D A s t h a t a r e o n t h e t h r e s h o l d o f f u l l c o m p l i a n c e o f t h e S P R R s ( s e e a s s e s s m e n t g r i d 4 . 3 b e l o w - C o m p l i a n c e B a r o m e t e r ) .  T o s e n d s o u t w a r n i n g l e t t e r s t o M D A s t h a t h a v e n o t m e t c o n s i d e r a b l e o r f u l l c o m p l i a n c e o f t h e S P R R s ( s e e a s s e s s m e n t g r i d 8 . 3 b e l o w - C o m p l i a n c e B a r o m e t e r ) .  T o i s s u e i n d i c t m e n t s t o h e a d s o f M D A s w h o f a l l b e l o w t h e c o m p l i a n c e t h r e s h o l d o f t h e S P R R s ( s e e a s s e s s m e n t g r i d b e l o w - C o m p l i a n c e B a r o m e t e r ) . i v . C o m m i t m e n t o f C o m p l i a n c e D e l i v e r y C h a m p i o n s – C i v i l S o c i e t y O r g a n i s a t i o n s ( C S O s )

40. 4 0 | P a g e  S p e c i f i c – s h o u l d a d d r e s s s p e c i f i c c o r r u p t i o n r i s k s a s s o c i a t e d t o e a c h o p e r a t i o n a l d e p a r t m e n t i n a n M D A  M e a s u r a b l e – s h o u l d b e a b l e t o m e a s u r e i n t e r m s o f q u a n t i t y ( n u m b e r , p e r c e n t a g e , w e i g h t e t c . ) o r q u a l i t y .  A c h i e v a b l e – s h o u l d b e p r a c t i c a b l e a n d c o n s i s t e n t w i t h t h e o p e r a t i o n a l m a n d a t e a n d a c t i v i t i e s o f t h e M D A s . B u d g e t a r y i m p l i c a t i o n s s h o u l d a l s o b e c o n s i d e r e d .  R e l e v a n t – s h o u l d b e d i r e c t l y r e l e v a n t t o a d d r e s s i d e n t i f i e d r i s k s i n M D A s a n d i m p r o v e p e r f o r m a n c e a n d s e r v i c e d e l i v e r y  T i m e - b o u n d – e a c h r e c o m m e n d a t i o n s h o u l d h a v e a n a c c o m p l i s h m e n t d a t e w h i c h c a n b e m o n i t o r e d a g a i n s t f o r c o m p l i a n c e .  T h e r e c o m m e n d a t i o n s s h o u l d a l l b e c l e a r o n f u n d i n g s o u r c e s / p r o v i s i o n s t o p r e v e n t c o n f u s i o n a n d w a s t e d e f f o r t s b y t h e A C C .  S t r i c t i m p l e m e n t a t i o n t i m e l i n e s s h o u l d a l s o b e i n s t i t u t e d a n d c o m p l i e d w i t h . A l t h o u g h t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d p r o v i d e s f o r t h e A C C ’ s r e c o m m e n d a t i o n s t o b e i m p l e m e n t e d n o t l a t e r t h a n t h r e e ( 3 ) m o n t h s f r o m t h e d a t e o f n o t i f i c a t i o n b y t h e A C C o f t h e w r i t t e n i n s t r u c t i o n s , f o r t h o s e r e c o m m e n d a t i o n s t h a t h a v e f u n d i n g i m p l i c a t i o n s a r e a s o n a b l e t i m e l i n e w i l l b e n e g o t i a t e d d u r i n g t h e d e v e l o p m e n t o f C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x . c ) F r e q u e n c y o f R e v i e w s / R i s k A s s e s s m e n t C o m p r e h e n s i v e r e v i e w o f M D A s s h o u l d b e c a r r i e d o u t a f t e r e v e r y t h r e e ( 3 ) y e a r s . T h i s i s t o a d d r e s s c o r r u p t i o n o p p o r t u n i t i e s t h a t m a y a r i s e a s a r e s u l t o f t h e f o l l o w i n g :  C h a n g e s i n o p e r a t i o n a l m a n d a t e s o r k e y o b j e c t i v e s o f t h e M D A  V u l n e r a b i l i t i e s t h a t m a y c o m e f r o m a n e x p a n s i o n o f o p e r a t i o n a l a r e a s  B e h a v i o r o f c e r t a i n s t a f f t h a t c o n s t i t u t e c o r r u p t i o n o r l o w e t h i c a l v a l u e s . T h i s p r o c e s s c a n b e i n f o r m e d b y a s e r v i c e b e n e f i c i a r y i m p a c t e v a l u a t i o n i n t h e s e c o n d y e a r o f t h e p r e v i o u s r e v i e w . T h i s m e a n s a n i m p a c t e v a l u a t i o n o f

14. 1 4 | P a g e  T o l o o k i n t o a n y a u d i t e d r e p o r t s u b m i t t e d b y t h e A c c o u n t a n t - G e n e r a l ’ s D e p a r t m e n t o r a n y s u r v e y c a r r i e d o u t b y r e p u t a b l e i n s t i t u t i o n s o n a M i n i s t r y a n d i d e n t i f y p o t e n t i a l w e a k n e s s e s t o b e r e - e x a m i n e d .  T o e x a m i n e r e p o r t s s e n t f r o m t h e I n t e l l i g e n c e U n i t o f t h e A C C . T o r e v i e w a n d a m e n d a s n e c e s s a r y w o r k p l a n s a n d r e p o r t s s u b m i t t e d t o h i m f o r c o n s i d e r a t i o n . T o p a r t i c i p a t e i n c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n s t u d i e s i n h i g h e r p r o f i l e c a s e s i n t e r m s o f c o n d u c t i n g i n t e r v i e w s , e x a m i n i n g s y s t e m s , p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s e i t h e r t o d e t e r m i n e a n y w e a k n e s s e s i n t h e e x i s t i n g w o r k p r a c t i c e o f t h e t a r g e t o r g a n i z a t i o n o r e v i d e n c e o f c o r r u p t i o n i n s p e c i f i c c a s e s .  T o c o l l e c t , a n a l y z e a n d v a l i d a t e r e l e v a n t d a t a w h e r e n e c e s s a r y i n e a c h c a s e r e v i e w e d a n d t o p r e p a r e a r e p o r t o n f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s f o r f u r t h e r a c t i o n f o r s u b m i s s i o n .  T o p a r t i c i p a t e i n p r e s e n t a t i o n o f r e p o r t f i n d i n g s t o t h e t a r g e t o r g a n i s a t i o n , a n d s u b s e q u e n t l y t o d e v e l o p a n d a g r e e o n i m p l e m e n t a t i o n p r o g r a m m e a s w e l l a s c o n d u c t f o l l o w u p v i s i t s t o a s s e s s p r o g r e s s .  T o w o r k c l o s e l y w i t h t h e I n t e l l i g e n c e a n d I n v e s t i g a t i o n U n i t s o f t h e A C C o n t h e i r f i n d i n g s a n d b e a b l e t o a n a l y z e p o s s i b l e i n t e r v e n t i o n .  T o c r e a t e n e w a s s i g n m e n t a r e a s , d o c u m e n t s o n f i l e w i t h j u s t i f i c a t i o n t h e p r o p o s e d s c o p e o f s t u d y , a n y d i s c u s s i o n s w i t h t h e c l i e n t a n d p r o p o s e d t i m i n g o f t h e s t u d y i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e H e a d , S y s t e m s a n d P r o c e s s e s U n i t a n d t h e D i r e c t o r .  T o w o r k c l o s e l y w i t h t h e P u b l i c E d u c a t i o n a n d E x t e r n a l O u t r e a c h D e p a r t m e n t i n s e n s i t i z a t i o n t o u r s ; i n e d u c a t i n g t h e c o m m u n i t y o n t h e w o r k o f t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w D e p a r t m e n t .  T o k e e p a b r e a s t w i t h d e v e l o p m e n t i n t h e c i v i l s e r v i c e , p a r a s t a t a l s a n d o t h e r b o d i e s t o e n s u r e c o m p l i a n c e a n d c o r r e c t i n t e r p r e t a t i o n o f t h e

32. 3 2 | P a g e H e a d o f U n i t M o n i t o r i n g O f f i c e r M o n i t o r i n g O f f i c e r T h i s U n i t i s m a n a g e d b y a H e a d w h o r e p o r t s t o t h e D i r e c t o r a n d w h o s e m a i n p u r p o s e i s t o p r o v i d e l e a d e r s h i p i n t h e m o n i t o r i n g a n d c o m p l i a n c e a c t i v i t i e s i n M D A s a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s . W h e n o n c e a g r e e m e n t h a s b e e n r e a c h e d w i t h t h e c l i e n t o r g a n i z a t i o n o n t h e c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n m e a s u r e s r e c o m m e n d e d , t h i s U n i t w i l l m o n i t o r i t s s p e e d y i m p l e m e n t a t i o n . T h i s i s u s u a l l y p r e c e d e d b y a s t r u c t u r e d m o n i t o r i n g p l a n w h i c h i s d e v e l o p e d a n d a p p r o v e d b y t h e D i r e c t o r . R e p o r t s o f s u c h m o n i t o r i n g w i l l b e p r e p a r e d i n t i m e a n d p r e s e n t e d t o t h e C o m m i s s i o n e r o r D e p u t y C o m m i s s i o n e r t h r o u g h t h e D i r e c t o r . A n y u n r e a s o n a b l e d i s a g r e e m e n t o v e r t h e r e c o m m e n d a t i o n o r u n d u e d e l a y i n t h e i r i m p l e m e n t a t i o n w i l l b e s t a t e d i n t h e r e p o r t f o r a p p r o p r i a t e a c t i o n . T h e M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t o v e r s e e s t h e i m p l e m e n t a t i o n o f M & C s t r a t e g i e s a n d p o l i c i e s a p p r o v e d b y t h e D i r e c t o r o f C o r r u p t i o n P r e v e n t i o n . I t i s a l s o r e s p o n s i b l e f o r t h e d e v e l o p m e n t o f p r o c e s s e s t h a t i d e n t i f y , m e a s u r e , m o n i t o r a n d r e p o r t s u s p i c i o u s c a s e s o f a n y M & C b r e a c h e s ; s e t s a p p r o p r i a t e i n t e r n a l m o n i t o r i n g & c o m p l i a n c e p o l i c i e s , a n d e v a l u a t e s t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e m o n i t o r i n g & c o m p l i a n c e s y s t e m . T h e o v e r a l l o b j e c t i v e o f t h i s U n i t i s t o a s s e s s c o m p l i a n c e o f M D A s i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s , t h r o u g h t h e m e a s u r e m e n t o f c o m p l i a n c e l e v e l s . B e i n g a n e n f o r c e m e n t w i n g w i t h i n t h e P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t , t h e M & C U n i t a l s o e n f o r c e s t h e c o m p l i a n c e o f o t h e r s t a t u t o r y i n s t r u m e n t s l i k e t h e N a t i o n a l P u b l i c P r o c u r e m e n t A u t h o r i t y A c t , t h e F i n a n c e A c t a n d o t h e r o p e r a t i o n a l p o l i c i e s a n d r e g u l a t i o n s d u r i n g t h e c o u r s e o f i t s d u t i e s . T h e U n i t i s e m p o w e r e d b y s e c t i o n ( 8 ) o f A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d t o c o v e r c o m p l i a n c e i s s u e s o f M D A a c t i v i t i e s a n d r e t a i n s u n r e s t r i c t e d a c c e s s a t a n y t i m e t o a l l i n f o r m a t i o n , r e c o r d s , p e r s o n n e l , p r o p e r t y a n d o p e r a t i o n s o f M D A s i n S i e r r a L e o n e .

28. 2 8 | P a g e 8 . 1 . 2 R e v i e w o f L e g i s l a t i o n T h i s U n i t e x a m i n e s p o l i c i e s t o a s c e r t a i n t h e i r r e l e v a n c e o r a d a p t a b i l i t y t o t h e p r e s e n t s i t u a t i o n o r w h e t h e r t h e y h a v e i n h e r e n t c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n m e c h a n i s m s . T h e s t r a t e g y e m p l o y e d m o s t l y i n v o l v e s d i s c u s s i o n o n p r o p o s e d l e g i s l a t i o n s , s c r u t i n i z i n g d r a f t l e g i s l a t i o n s a n d m a k i n g v e r b a l a n d w r i t t e n s u b m i s s i o n s o n i s s u e s t o b e c o v e r e d b y t h e l e g i s l a t i o n w h i c h d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y c o n c e r n s c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n . R e v i e w o f l e g i s l a t i o n a s s t a t e d a b o v e s h a l l t a k e t h e f o r m o f d i s c u s s i o n s a n d c o n s u l t a t i o n s o n d r a f t l e g i s l a t i o n a n d r e g u l a t i o n s a s w e l l a s p r o p o s e d l e g i s l a t i o n o n i s s u e s c o n c e r n i n g c o r r u p t p r a c t i c e s . C o r r u p t i o n p r e v e n t i o n e x e r c i s e s o f t h i s t y p e i n v o l v i n g c o n s i d e r a b l e d i s c u s s i o n , c o m p r o m i s e a n d v e r b a l s u b m i s s i o n s a r e l i k e l y t o b e m o r e n u m e r o u s t h a n w r i t t e n s u b m i s s i o n s . S u c h s u b m i s s i o n s m u s t o n l y b e m a d e w i t h t h e f u l l k n o w l e d g e a n d s u p p o r t o f t h e D i r e c t o r a n d h e i s r e g u l a r l y i n f o r m e d o f p r o g r e s s b y m e a n s o f i n t e r n a l m i n u t e s r e g a r d i n g v e r b a l s u b m i s s i o n s a n d t h r o u g h r e p o r t s . T h e r e p o r t w i l l t a k e t h e f o r m o f w r i t t e n s u b m i s s i o n s f o r f o r w a r d i n g t o t h e a p p r o p r i a t e p a r t i e s t h r o u g h s i m i l a r c h a n n e l s d e s c r i b e d a b o v e t o t h e C o m m i s s i o n e r o r h i s D e p u t y , a s w e l l a s t h e C l i e n t i n s t i t u t i o n f o r f u r t h e r a c t i o n . T h i s t y p e o f e x e r c i s e w i l l b e c o n c l u d e d w h e t h e r b y t h e e n a c t m e n t o f l e g i s l a t i o n o r s h e l v i n g o f p l a n s f o r i t s e n a c t m e n t a n d a t t h i s s t a g e a f i n a l r e p o r t i s s u b m i t t e d t o t h e D i r e c t o r t h r o u g h t h e a p p r o p r i a t e c h a n n e l s . T h e U n i t a l s o d r a f t s c o d e s o f c o n d u c t a n d a d v i c e p u b l i c b o d i e s a s t o t h e a d o p t i o n o f s u c h c o d e o f c o n d u c t a s m a y b e s u i t e d t o s u c h b o d i e s . 8 . 1 . 3 D e v e l o p m e n t o f S e r v i c e C h a r t e r S e r v i c e c h a r t e r s a r e d e v e l o p e d f o r c i t i z e n s t o k n o w t h e s e r v i c e s a n d a s s o c i a t e d c o s t r e n d e r e d b y i n s t i t u t i o n s , T h e U n i t c o l l a b o r a t e s w i t h c l i e n t i n s t i t u t i o n s t o d e v e l o p t h i s c h a r t e r s . T h e s e c h a r t e r s a r e d i s p l a y e d a t s t r a t e g i c l o c a t i o n s w h e r e c i t i z e n c a n e a s i l y a c c e s s t h i s i n f o r m a t i o n .

16. 1 6 | P a g e  T o g e t h e r w i t h t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t , i d e n t i f y p o l i c y p r o b l e m s a n d p o l i c y g a p s i n t h e p u b l i c s e c t o r a n d r e c o m m e n d o r l o b b y f o r t h e i r r e v i e w a n d r e s o l u t i o n .  B u i l d p o l i c y a d v o c a c y w i t h a c c o u n t a b i l i t y a n d p u b l i c s e c t o r r e f o r m e n t i t i e s .  T o a s s i s t i n d r a w i n g u p a n d h a r m o n i z i n g p o l i c i e s a n d c o d e s o f e t h i c s i n M D A s a n d o t h e r p u b l i c a n d p r i v a t e b o d i e s w i t h a c c e p t a b l e b e s t p r a c t i c e .  U p d a t e a n d m a i n t a i n t h e e f f e c t i v e n e s s o f c o m p l i a n c e p r o g r a m m e s .  P r o v i d e l e a d e r s h i p t o t h e d e p a r t m e n t .  E v a l u a t e e x i s t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a n d r e v i e w o r u p d a t e t h e s e i f a n d w h e r e n e c e s s a r y .  T o a s s i s t i n d r a w i n g u p a n d h a r m o n i z i n g p o l i c i e s a n d c o d e s o f e t h i c s i n M D A s a n d P u b l i c B o d i e s i n a c c o r d a n c e w i t h a c c e p t a b l e b e s t p r a c t i c e .  D i s s e m i n a t i n g i n f o r m a t i o n o n p o l i c y a n d e t h i c s t o a n d e d u c a t i n g u s e r s r e g u l a r l y o n t h e i r p r o p e r a p p l i c a t i o n .  T o p e r f o r m a n y o t h e r d u t y t h a t m a y b e a s s i g n e d b y t h e D i r e c t o r , S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w . 6 . 6 D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f S e n i o r P o l i c y a n d E t h i c s O f f i c e r T h e m a i n p u r p o s e o f t h e j o b i s t o a s s i s t i n p r o v i d i n g l e a d e r s h i p i n t h e d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n o f p o l i c i e s a n d e t h i c a l p r o c e d u r e s o f M D A s a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s . T h e t a s k s a n d d u t i e s i n c l u d e :  T o p r o v i d e e x p e r t k n o w l e d g e i n p o l i c y d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n .  T o p r o v i d e a c o m p r e h e n s i v e l i s t o f e x i s t i n g p o l i c i e s a n d c o d e s o f e t h i c s u s e d i n M D A s a n d p u b l i c o f f i c e s .  T o r e v i e w t h e e f f e c t i v e n e s s o f p o l i c i e s a n d p r o g r a m m e s , l a w s , l e g i s l a t i o n s a n d d i r e c t i v e s f o r c o m p l i a n c e w i t h a c c e p t a b l e s t a n d a r d u s i n g a s b e n c h m a r k s i n t e r n a t i o n a l c o n v e n t i o n s , t r e a t i e s a n d b e s t p r a c t i c e s .  T o s e r v e a s c o n t a c t p e r s o n s b e t w e e n t h e C o m m i s s i o n a n d c l i e n t o r g a n i z a t i o n s f o r a l l m a t t e r s r e l a t i n g t o p o l i c i e s a n d e t h i c s . .  T o e v a l u a t e t h e e f f e c t i v e n e s s o f p o l i c i e s a n d e t h i c a l c o d e s i n u s e a n d m a k e a p p r o p r i a t e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e H e a d o f U n i t .

18. 1 8 | P a g e  T o a s s i s t i n t h e c o n d u c t o f t r a i n i n g o f s t a f f o f M D A s a n d p u b l i c o f f i c e s i n p o l i c y d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n a s w e l l a s e t h i c a l s t a n d a r d s a s m a y b e n e c e s s a r y f r o m t i m e t o t i m e .  A n y o t h e r d u t i e s t h a t m a y b e a s s i g n e d b y t h e P o l i c y a n d E t h i c s S p e c i a l i s t . 6 . 8 D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f H e a d , M o n i t o r i n g a n d C o m p l i a n c e U n i t T h e m a i n p u r p o s e o f t h e j o b i s t o p r o v i d e l e a d e r s h i p i n t h e m o n i t o r i n g a n d c o m p l i a n c e a c t i v i t i e s i n M D A s a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s . T h e m a i n d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s i n c l u d e :  P l a n n i n g , o r g a n i z i n g a n d i m p l e m e n t i n g a l l m o n i t o r i n g a n d c o m p l i a n c e a c t i v i t i e s i n M D A s a n d p u b l i c b o d i e s .  U n d e r t h e d i r e c t i o n o f t h e D i r e c t o r , m a n a g i n g t h e d a y t o d a y o p e r a t i o n s o f t h e U n i t .  R e c o m m e n d i n g t o t h e P o l i c y a n d E t h i c s U n i t o r S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t f o r a r e v i e w o f c e r t a i n c o d e s o f c o n d u c t o r p r o c e d u r e s a n d p r o c e s s e s .  C o l l a b o r a t i n g w i t h o t h e r D e p a r t m e n t s t o d i r e c t c o m p l i a n c e i s s u e s t o a p p r o p r i a t e e x i s t i n g c h a n n e l s f o r i n v e s t i g a t i o n a n d r e s o l u t i o n .  E n s u r i n g t h a t l a i d d o w n r u l e s a n d p r o c e d u r e s i n t h e C i v i l S e r v i c e a n d P a r a s t a t a l s a r e a d h e r e d t o a n d d o r e v i e w s a s , w h e n a n d w h e r e n e c e s s a r y .  E n s u r i n g m o n i t o r i n g o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d a n a l y t i c a l l y r e v i e w i n g i m p l e m e n t a t i o n s t r a t e g i e s a n d p r e s e n t r e p o r t t o t h e C o m m i s s i o n t h r o u g h t h e D i r e c t o r .  C o n s u l t i n g w i t h t h e l e g a l a r m o f t h e D e p a r t m e n t o f I n t e l l i g e n c e , I n v e s t i g a t i o n a n d P r o s e c u t i o n a s m a y b e n e c e s s a r y t o r e s o l v e d i f f i c u l t l e g a l c o m p l i a n c e i s s u e s .  R e s p o n d i n g t o a l l e g e d v i o l a t i o n s o f r u l e s , r e g u l a t i o n s , p o l i c i e s , p r o c e d u r e s , p r o c e s s e s a n d c o d e s o f c o n d u c t b y e v a l u a t i n g o r r e c o m m e n d i n g t h e i n i t i a t i o n o f i n v e s t i g a t i v e p r o c e d u r e s .  U n d e r t a k e a n y o t h e r d u t i e s t h a t m a y b e a s s i g n e d t o h i m b y t h e D i r e c t o r . G e n e r a l l y , o f f i c e r s o f t h e P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t s h a l l a l w a y s m a i n t a i n t h e i r i n t e g r i t y a n d p u t u p e t h i c a l b e h a v i o u r w i t h c l i e n t i n s t i t u t i o n s a t a l l t i m e s .

37. 3 7 | P a g e 6 I n f o r m a t i o n F l o w  T h e l a c k o f a d e q u a t e i n f o r m a t i o n e x c h a n g e b e t w e e n M D A s , H Q s i n F r e e t o w n a n d t h e r e s t o f t h e c o u n t r y  T h e l a c k o f a d e q u a t e i n f o r m a t i o n e x c h a n g e b e t w e e n 7 H e a l t h / N a t u r a l  O u t b r e a k s o f d i s e a s e r e s u l t i n g i n h e a l t h e m e r g e n c i e s f o r e x a m p l e E b o l a a n d C o v i d - 1 9 A l l o f t h e r i s k s a b o v e h a v e t h e p o t e n t i a l t o a f f e c t M D A ’ s t i m e l y c o m p l i a n c e i f n o t i d e n t i f i e d a n d a p p r o p r i a t e m i t i g a t i o n m e a s u r e s d e s i g n e d t o a d d r e s s t h e m . D i s c u s s i n g t h e s e r i s k s a t s t r a t e g i c l e v e l s w i t h t h e M o F , P S C , t h e C h i e f M i n i s t e r , a n d t h e N A C S N a t i o n a l S t e e r i n g C o m m i t t e e w o u l d h e l p t o a m e l i o r a t e t h e e f f e c t s . I t i s t h e r e f o r e p r u d e n t t o c o n s i d e r t h e s e r i s k s w h e n e s t a b l i s h i n g t a r g e t s a n d t i m e l i n e s i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h e C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x ( C R P M ) . P a r t n e r s h i p s f o r C o m p l i a n c e i . M D A s t o s h a r e I n t e r n a l A u d i t r e p o r t s w i t h A C C I n t e r n a l a u d i t i n g i n m o s t c a s e s f o c u s e s o n t h e m o n i t o r i n g o f c o m p l i a n c e t o c o n t r o l m e a s u r e s ( e i t h e r e x t e r n a l o r i n t e r n a l ) , w h i c h i s s i m i l a r t o w h a t t h e A C C ’ s M & C U n i t d o e s i n r e l a t i o n t o s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s . T h e i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s c o n t a i n r i s k a r e a s t h a t m a y d i r e c t l y a f f e c t t h e i m p l e m e n t a t i o n o f S P R R s . S h a r i n g s u c h r e p o r t s w i t h t h e A C C w i l l n o t o n l y h e l p i n t h e r i s k p r o f i l i n g o f M D A s f o r a p p r o p r i a t e a c t i o n i n t h e c o m p l i a n c e m a n a g e m e n t p r o c e s s b u t a l s o c o m p e l s M D A s t o c o m p l y w i t h m a n a g e m e n t c o n t r o l s . T o e f f e c t i v e l y f o r g e t h i s r e l a t i o n s h i p , t h e A C C w i l l l e a d t h e f o l l o w i n g s t e p s :  A M e m o r a n d u m o f U n d e r s t a n d i n g ( M O U ) w i l l b e s i g n e d w i t h t h e I n t e r n a l A u d i t D e p a r t m e n t i n t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e . T h i s i s d o n e t o g i v e l e g i t i m a c y o n s h a r i n g t h e r e p o r t s w i t h A C C b y t h e a t t a c h e d I n t e r n a l A u d i t o r s t o M D A s .  A n M O U w i t h a c l a u s e o n t h e s h a r i n g o f i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s s h o u l d b e s i g n e d w i t h t h e r e v i e w e d M D A s d u r i n g t h e p r e s e n t a t i o n o f S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w R e p o r t s .

48. 4 8 | P a g e A s w e a r e a w a r e , s e v e r a l r e a s o n s c o u l d b e a d d u c e d b y M D A s f o r t h e i r n o n - c o m p l i a n c e w i t h S P R R s , n a m e l y l a c k o f f u n d s , u n t i m e l y a l l o c a t i o n o f f u n d s , l a c k o f e x p e r t s t a f f , t r a n s f e r o f c o m p e t e n t s t a f f a n d l a c k o f a u t o m a t i o n e t c . O v e r a n d a b o v e t h e a f o r e m e n t i o n e d l e g i t i m a t e c o n s t r a i n t s w h i c h m a y i m p a i r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f S P R R s , t h e A C C d o e s h o w e v e r s o m e t i m e s f i n d s i t u a t i o n s w h e r e i n t h e S P R R s w e r e s i m p l y n o t a d h e r e d t o d u e t o n o n - c o m m i t m e n t t o t h e f i g h t a g a i n s t g r a f t . T h e u n d e r m e n t i o n e d s t e p s a r e p r o f f e r e d b y t h i s m a n u a l i n a b i d t o a d d r e s s t h e s e s i t u a t i o n s i n M D A s . A l t h o u g h t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d c l e a r l y s t a t e s t h a t M D A s s h a l l i m p l e m e n t a l l S P R R s n o t l a t e r t h a n t h r e e ( 3 ) m o n t h s t o e f f e c t n e c e s s a r y c h a n g e s t h a t w i l l p r e v e n t t h e o c c u r r e n c e o f c o r r u p t i o n a n d c o r r u p t p r a c t i c e s , t h e a i m o f t h e c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n e f f o r t i s t o b u i l d c o a l i t i o n s , h a r n e s s s h a r e d v a l u e s a n d i n f l u e n c e c h a n g e o f a t t i t u d e i n t h e f i g h t a g a i n s t g r a f t . T h i s t o o l i s d e s i g n e d t o d e t e r m i n e t h e l e v e l s o f c o m p l i a n c e o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n . I t i s a c o m p l i a n c e s c o r i n g t a b l e t h a t w o r k s d i r e c t l y w i t h t h e d a t a c a p t u r e a n d r e p o r t i n g t e m p l a t e a b o v e ( T o o l 2 ) . I t i s c a l i b r a t e d i n t o c o m p l i a n c e l e v e l s l i k e ‘ N o C o m p l i a n c e ’ , ‘ M o d e r a t e C o m p l i a n c e ’ , ‘ S i g n i f i c a n t C o m p l i a n c e ’ a n d ‘ F u l l C o m p l i a n c e ’ w i t h a r a n g e o f s c o r e b r a c k e t s i n p e r c e n t a g e s a s b e l o w , t h a t c o r r e s p o n d w i t h e a c h o f t h e a f o r e m e n t i o n e d c o m p l i a n c e l e v e l s . S i g n i f i c a n t l y , t h i s t o o l c a n b e u s e d t o d e t e r m i n e t h e t h r e s h o l d t h a t w i l l t r i g g e r t h e e n f o r c e m e n t o f t h e c o m p l i a n c e s a n c t i o n s e n s h r i n e d i n S e c t i o n 8 ( 4 ) & ( 5 ) o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 . D e s c r i p t i o n o f C o m p l i a n c e l e v e l s N o C o m p l i a n c e M o d e r a t e C o m p l i a n c e S i g n i f i c a n t C o m p l i a n c e F u l l C o m p l i a n c e S c o r e R a n g e ( 0 % - 4 9 % ) ( 5 0 % - 7 9 % ) ( 8 0 % - 8 9 % ) ( 9 0 % t o 1 0 0 % ) S t a t u s C o d e D e c i s i o n I n d i c t m e n t W a r n i n g L e t t e r F u r t h e r E n g a g e m e A w a r d s / L e t t e r o f c o n g r a t u l a t i o n s

6. 6 | P a g e T h e p r e v e n t i o n M a n u a l h a s b e e n d e s i g n e d t o g i v e g u i d a n c e a n d t o h e l p O f f i c e r s t o a c t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e b e s t p r a c t i c e s o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n ( A C C ) i n o r d e r t o a c h i e v e i t s M i s s i o n a n d V i s i o n . T h e C o r r u p t i o n P r e v e n t i o n M a n u a l ( C P M ) w i l l b e u p d a t e d a n d i m p r o v e d u p o n f r o m t i m e t o t i m e , a n d s h o u l d b e c o n s i d e r e d a s a l i v i n g d o c u m e n t i n a d d r e s s i n g c o r r u p t i o n i n M i n i s t r i e s , D e p a r t m e n t s a n d A g e n c i e s ( M D A s ) . 3 . 0 M A N D A T E O F C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N D I R E C T O R A T E W i t h r e f e r e n c e t o S e c t i o n 7 ( 1 ) ( a ) o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 , i t i s t h e m a n d a t e o f t h e P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t t o t a k e a l l s t e p s a s m a y b e n e c e s s a r y f o r t h e p r e v e n t i o n , e r a d i c a t i o n o r s u p p r e s s i o n o f c o r r u p t i o n i n M D A s a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s i n c l u d i n g i n s t r u c t i n g a n y p e r s o n o r a u t h o r i t y o n w a y s i n w h i c h c o r r u p t p r a c t i c e s c a n b e r e d u c e d o r e l i m i n a t e d . T h e C o r r u p t i o n P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t e x a m i n e s t h e p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s o f p u b l i c a n d p r i v a t e b o d i e s i n o r d e r t o f a c i l i t a t e t h e d i s c o v e r y o f c o r r u p t p r a c t i c e s o r a c t s o f c o r r u p t i o n a n d t o s e c u r e r e v i s i o n o f t h o s e p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s w h i c h i n t h e o p i n i o n o f t h e C o m m i s s i o n m a y l e a d t o o r b e c o n d u c i v e t o c o r r u p t i o n o r c o r r u p t p r a c t i c e s ;  T h e d e p a r t m e n t a d v i s e s a n d a s s i s t s a n y p e r s o n s , a u t h o r i t y , p u b l i c b o d y o r p r i v a t e s e c t o r i n s t i t u t i o n o n c h a n g e s i n p r a c t i c e s o r p r o c e d u r e s c o m p a t i b l e w i t h t h e e f f e c t i v e d i s c h a r g e o f t h e d u t i e s o f s u c h p e r s o n s , a u t h o r i t i e s , p u b l i c b o d i e s o r p r i v a t e s e c t o r i n s t i t u t i o n s t h a t t h e C o m m i s s i o n t h i n k s n e c e s s a r y t o r e d u c e t h e l i k e l i h o o d o f t h e o c c u r r e n c e o f c o r r u p t p r a c t i c e s .  T h e d e p a r t m e n t i s s u e s i n s t r u c t i o n s t o p u b l i c b o d i e s o f c h a n g e s i n p r a c t i c e s o r p r o c e d u r e s w h i c h a r e n e c e s s a r y t o r e d u c e o r e l i m i n a t e t h e o c c u r r e n c e o f c o r r u p t p r a c t i c e s ;  T h e d e p a r t m e n t m o n i t o r s , i n s u c h m a n n e r a s i t c o n s i d e r s a p p r o p r i a t e , t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a n y c o n t r a c t a w a r d e d b y a p u b l i c b o d y , w i t h a v i e w t o e n s u r i n g t h a t n o i r r e g u l a r i t y o r i m p r o p r i e t y i s i n v o l v e d t h e r e i n .

47. 4 7 | P a g e 1 0 . 3 C o m p l i a n c e B a r o m e t e r T h e C o m p l i a n c e B a r o m e t e r i s d e s i g n e d t o m e a s u r e t h e c o m p l i a n c e o f M D A s . T o o l 3 : C o m p l i a n c e B a r o m e t e r i . M D A s w i t h a c o m p l i a n c e s c o r e t h a t i s w i t h i n t h e r a n g e ( 0 t o 4 9 % ) s h a l l b e c o n s i d e r e d ‘ N o n - C o m p l i a n t ’ ; t h i s s h a l l w a r r a n t t h e d e c i s i o n b y t h e C o m m i s s i o n e r t o i s s u e a n i n d i c t m e n t f o r p r o s e c u t i o n i n t h e C o u r t s o f l a w . U p o n c o n v i c t i o n u n d e r S e c t i o n 8 ( 4 ) ( 5 ) o f A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 , t h e h e a d o f a p u b l i c b o d y s h a l l b e l i a b l e t o a f i n e o f n o t l e s s t h a n f i v e m i l l i o n L e o n e s . A l s o , t h e h e a d o f t h e p u b l i c b o d y c o n v i c t e d u n d e r t h e s a m e s e c t i o n s a b o v e s h a l l b e s u b j e c t t o d i s c i p l i n a r y m e a s u r e s i n c l u d i n g d i s m i s s a l o r r e m o v a l f r o m o f f i c e b y t h e a p p r o p r i a t e a u t h o r i t y n o t w i t h s t a n d i n g t h e p r o v i s i o n s o f h i s l e t t e r o f a p p o i n t m e n t o r a n y e n a c t m e n t t o t h e c o n t r a r y . i i . M D A s w i t h a c o m p l i a n c e s c o r e t h a t i s w i t h i n t h e r a n g e 5 0 % t o 7 9 % s h a l l b e c o n s i d e r e d ‘ M o d e r a t e l y C o m p l i a n t ’ . W a r n i n g l e t t e r s s h a l l b e s e n t t o t h e H e a d s o f t h e s e M D A s u n d e r t h e h a n d o f t h e C o m m i s s i o n e r o f t h e A C C . I n a d d i t i o n , M D A s t h a t m a y f a l l w i t h i n t h i s c o m p l i a n c e b r a c k e t f o r t h e s e c o n d t i m e s h a l l b e e n g a g e d f u r t h e r t o r e v i e w c o m p l i a n c e r i s k s f o r p o s s i b l e i m p r o v e m e n t . i i i . M D A s w i t h a c o m p l i a n c e s c o r e t h a t i s w i t h i n t h e r a n g e 8 0 % - 8 9 % s h a l l b e c o n s i d e r e d ‘ S i g n i f i c a n t l y C o m p l i a n t ’ . T h e y s h a l l b e e n g a g e d f u r t h e r w i t h a v i e w t o r e v i e w i n g t h e i r c o m p l i a n c e r i s k s f o r p o s s i b l e i m p r o v e m e n t . T h e y s h a l l N O T b e i s s u e d w i t h a w a r n i n g l e t t e r . i v . M D A s w i t h c o m p l i a n c e s c o r e t h a t i s ( 9 0 % t o 1 0 0 % ) s h a l l b e c o n s i d e r e d ‘ F u l l y C o m p l i a n t . T h e A C C C o m m i s s i o n e r s h a l l s e n d a c o n g r a t u l a t o r y / c o m m e n d a t i o n l e t t e r t o t h e h e a d o f M D A o r c o n s i d e r t h e c o m p l i a n t M D A f o r a w a r d s i n i t s a n n u a l i n t e g r i t y a w a r d s p r o g r a m . % C o m p l i a n c e 4 9 % 8 9 % 1 0 0 % 0 % D e c i s i o n s I n d i c t m e n t W a r n i n g s C o n g r a t u l a t o r y l e t t e r / F u r t h e r 7 9 %

34. 3 4 | P a g e b y s t e p g u i d e t o d e v e l o p a c o m p l i a n c e m a n a g e m e n t s y s t e m t h a t w i l l e n h a n c e f u l l c o m p l i a n c e a n d a l s o c r e a t e a d u e d i l i g e n c e a p p r o a c h f o r t h e e s t a b l i s h m e n t o f a t h r e s h o l d f o r t h e e n f o r c e m e n t o f t h e a f o r e m e n t i o n e d p r o v i s i o n s f o r n o n - c o m p l i a n c e . 9 . 2 . 1 C o m p l i a n c e M a n a g e m e n t S y s t e m – C o n d i t i o n s a n d R e q u i r e m e n t s i . A v a i l a b i l i t y o f t h e L e g a l P r o v i s i o n s T h e r e a r e c l e a r p r o v i s i o n s i n t h e S e c t i o n 8 o f t h e A n t i - C o r r u p t i o n A c t 2 0 0 8 a s a m e n d e d w h i c h c o m p e l M D A s t o i m p l e m e n t A C C r e c o m m e n d a t i o n s n o t l a t e r t h a n t h r e e ( 3 ) m o n t h s a f t e r a s y s t e m s a n d p r o c e s s e s o r p o l i c y r e v i e w h a s b e e n c o n d u c t e d i n t h a t M D A . T h e r e a r e a l s o p u n i t i v e a c t i o n s t o b e i n v o k e d f o r f a i l u r e t o c o m p l y w i t h t h e i n s t r u c t i o n s o f t h e C o m m i s s i o n . W i t h t h e a p p l i c a t i o n o f t h i s h a n d b o o k , t h e s a i d p r o v i s i o n s c a n n o w b e i m p l e m e n t e d h a v i n g e x h a u s t e d a l l c o m p l i a n c e e n h a n c e m e n t p r o c e d u r e s a s d i s c u s s e d b e l o w . i i . C o m m i t m e n t o f C o m p l i a n c e D e l i v e r y C h a m p i o n s - M D A s T h e M a n a g e m e n t T e a m o f M D A s t h a t c o m p r i s e o f t h e p o l i t i c a l h e a d , P e r m a n e n t S e c r e t a r y a n d D i r e c t o r s a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n a n d c o o r d i n a t i o n o f a c t i v i t i e s g e n e r a t e d w i t h i n a n d o u t s i d e t h e M D A s . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f s y s t e m s a n d p r o c e s s e s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s ( S P R R s ) s h o u l d b e c h a m p i o n e d b y t h e M a n a g e m e n t T e a m o f M D A s b y f u l l y m a i n s t r e a m i n g A C C ’ s r e c o m m e n d a t i o n s i n t o t h e i r d a y t o d a y o p e r a t i o n s . I n o r d e r t o e n s u r e f u l l c o m p l i a n c e , i t i s h o p e d t h a t t h e f o l l o w i n g w i l l b e d o n e :  T h e f u l l p a r t i c i p a t i o n o f m e m b e r s o f t h e M a n a g e m e n t T e a m w i l l b e r e q u i r e d i n t h e d e v e l o p m e n t o f a C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x . T h i s i s t o e n s u r e o w n e r s h i p o f d e c i s i o n s a n d t o s e t p r a c t i c a l t i m e l i n e s . I t i s m e a n t t o e n s u r e t h a t t h e n e c e s s a r y r e s o u r c e s a r e a l l o c a t e d t o t h e M D A i n o r d e r t o i m p l e m e n t S P R R s .  S t r e n g t h e n I n t e g r i t y M a n a g e m e n t C o m m i t t e e s ( I M C ) t o c o o r d i n a t e t h e i m p l e m e n t a t i o n o f S P R R s a n d r e p o r t t o t h e A C C o n a q u a r t e r l y b a s i s .  I n c o r p o r a t e A C C r e c o m m e n d a t i o n s i n t o t h e i r q u a r t e r l y o r a n n u a l b u d g e t a n d w o r k p l a n s .

5. 5 | P a g e 1 . 0 I M P O R T A N C E O F C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N C o r r u p t i o n i s o n e o f t h e m a j o r o b s t a c l e s t o a c h i e v i n g p r o g r e s s a n d d e v e l o p m e n t i n t h e c o m m u n i t i e s i n p a r t i c u l a r a n d i n t h e c o u n t r y i n g e n e r a l . H e n c e , u n d e r s t a n d i n g t h e p h e n o m e n o n o f c o r r u p t i o n , t y p e s , a n d m e a s u r e m e n t p a r a m e t e r s a n d t h e n e g a t i v e c o n s e q u e n c e s o f c o r r u p t i o n i n v a r i o u s a s p e c t s o f t h e p o l i t i c a l , a d m i n i s t r a t i v e , s o c i a l , a n d e c o n o m i c f i e l d s m a y h e l p u s t o s t r a t e g i z e i n t h e f i g h t a g a i n s t c o r r u p t i o n . T h e r e i s a s t r o n g i n t e r n a t i o n a l c o n s e n s u s t h a t c o r r u p t i o n c a n n o t b e t a c k l e d w i t h r e p r e s s i v e a c t i o n s a l o n e a n d a g r e a t v a r i e t y o f m e a s u r e s a r e n e e d e d t o e r a d i c a t e c o n d i t i o n s t h a t l e a d t o i t s o c c u r r e n c e . H e n c e t h e p r e v e n t i o n o f c o r r u p t i o n a l o n g w i t h c r i m i n a l i z a t i o n a n d l a w e n f o r c e m e n t , a r e k e y t o o l s t o f i g h t c o r r u p t i o n . C u r r e n t l y t h e e l e m e n t s o f c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n a n d a w a r e n e s s - r a i s i n g h a v e b e e n f i r m l y e s t a b l i s h e d a s i n t e r n a t i o n a l s t a n d a r d s . M a n y i n t e r n a t i o n a l d e v e l o p m e n t a g e n c i e s h a v e p u t i n p l a c e c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n p o l i c i e s t a i l o r e d t o d e v e l o p m e n t p r o g r a m m e s . T h e y h a v e d o n e s o b e c a u s e t h e y b e l i e v e t h a t t h e p r e v e n t i o n o f c o r r u p t i o n m e r i t s s t r a t e g i c a t t e n t i o n a n d t h a t a n a l y s i s o f c o r r u p t i o n r i s k s , s h a r i n g o f i n f o r m a t i o n , o p e n d i s c u s s i o n a n d c o o r d i n a t e d a c t i o n a r e t h e b e s t w a y s o f i m p l e m e n t i n g t h e i r a g e n c i e s ’ z e r o - t o l e r a n c e p o l i c i e s o n c o r r u p t i o n . A n e x a m p l e o f t h i s i s t h e i n c l u s i o n o f a G r i e v a n c e R e d r e s s M e c h a n i s m ( G R M ) i n t h e S o c i a l S a f e t y N e t ( S S N ) p r o g r a m m e t h a t i s i m p l e m e n t e d b y t h e N a t i o n a l C o m m i s s i o n f o r S o c i a l A c t i o n ( N a C S A ) a n d t h e G R M t h a t h a s a l s o b e i n c l u d e d t h e M i n i s t r y o f H i g h e r a n d T e r t i a r y E d u c a t i o n ( M H T E ) s c h o o l p r o j e c t s t h i s i s s p o n s o r e d b y t h e W o r l d B a n k . 2 . 0 W H Y C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N M A N U A L ? T h i s m a n u a l c a n b e a c o m p r e h e n s i v e m e n u t h a t c a n s e r v e a s a g o o d p r a c t i c e t o o l t h a t c a n h e l p O f f i c e r s o f t h e P r e v e n t i o n D e p a r t m e n t . I t c a n a l s o h e l p n e w e m p l o y e e s o f t h e d e p a r t m e n t t o u n d e r s t a n d t h e d y n a m i c s o f t h e d e p a r t m e n t . T h e P r e v e n t i o n M a n u a l c a n m o r e o v e r s e r v e a s a g u i d a n c e n o t e d u r i n g t h e c a u s e o f t h e e x e c u t i o n o f s t a f f ’ s d u t i e s .

26. 2 6 | P a g e b ) A c r o n y m s - i t g i v e s t h e m e a n i n g t o a b b r e v i a t i o n s i n t h e r e p o r t c ) E x e c u t i v e S u m m a r y - h i g h l i g h t o f k e y f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s i n a s u m m a r y f o r m ( d ) B a c k g r o u n d – T h i s p a r t i s i n t e n d e d t o t e l l t h e r e a d e r h o w t h e s y s t e m s t u d i e d c a m e i n t o b e i n g , t h e r e a s o n f o r i t s e x i s t e n c e , a n d w h y i t e x i s t s i n i t s p r e s e n t f o r m . ( e ) . S c o p e – t h e s t u d y m u s t i n d i c a t e t h e e x t e n t o f t h e i n v e s t i g a t i o n a n d t h e r e l e v a n t s e c t i o n o f t h e A c t , t h e i s s u e s o r a r e a i n w h i c h i t i s u n d e r t a k e n , w h i c h m a y i n c l u d e i n s t i t u t i o n s , D e p a r t m e n t s , p e r s o n s c o n t a c t e d , m a t e r i a l s u s e d b y o f f i c e r ( s ) i n t h e c o u r s e o f c o n d u c t i n g t h e s t u d y e t c . f ) G o a l s a n d O b j e c t i v e s – T h e s e w i l l i n c l u d e t h e e x p e c t e d o r d e s i r e d o u t c o m e o f t h e s t u d y ; s t a t e d o b j e c t i v e s m u s t b e c o n c i s e a n d a t t a i n a b l e . ( g ) M e t h o d o l o g y – N o t w o c a s e s r e q u i r e t h e s a m e m e t h o d o l o g y . E a c h c a s e u n d e r s t u d y r e q u i r e s a p a r t i c u l a r a n d s y s t e m a t i c a p p r o a c h . A s t e p b y s t e p m e t h o d i n c o n d u c t i n g t h e s t u d y w h i c h i s a r e f l e c t i o n o f t h e a p p r o v e d w o r k p l a n s h a l l b e c a r e f u l l y i l l u s t r a t e d h e r e . ( f ) F i n d i n g s – I n a c o u r s e o f t h e s t u d y , o b s e r v a t i o n m a d e b y a C a s e O f f i c e r a n d h i s t e a m m u s t b e n o t e d a s p r i n c i p a l o u t c o m e s . T h i s s h a l l f o r m a m a j o r e l e m e n t o f t h e r e p o r t . C o r r u p t i o n s i t u a t i o n s w h i c h a r e b e e n i d e n t i f i e d a s a r e s u l t o f t h e e x e r c i s e a r e p r e c i s e l y d e s c r i b e d i n t h e r e p o r t . ( g ) I m p l i c a t i o n s – I n c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n , t h e c a s e O f f i c e r e n d e a v o u r s t o p r e s e n t t h e e f f e c t s o n t h e c l i e n t i n s t i t u t i o n s o f t h e f i n d i n g s a s a m e a s u r e o f e l i m i n a t i n g p o t e n t i a l o p p o r t u n i t i e s a n d f u t u r e i n d u l g e n c e i n c o r r u p t i o n . ( h ) . R e c o m m e n d a t i o n s – I n c o l l a b o r a t i o n w i t h t h e c l i e n t , g o o d p r a c t i c e s a r e s u g g e s t e d f o r i m p l e m e n t a t i o n b y c l i e n t i n s t i t u t i o n a n d s h a l l a l s o s e r v e a s a g u i d e f o r g o o d w o r k h a b i t s . U p o n a p p r o v a l o f t h e r e p o r t o f a s t u d y t h e L e a d O f f i c e r s h a l l w i t h o t h e r s e n i o r o f f i c e r s s e e k a p p r o v a l f r o m t h e D i r e c t o r t h r o u g h t h e H e a d o f U n i t f o r

25. 2 5 | P a g e s e n i o r m e m b e r o f t h e c l i e n t o r g a n i z a t i o n t o b e a p p o i n t e d t o a s s i s t a n d l i a i s e w i t h t h e O f f i c e r s c o n d u c t i n g t h e e x e r c i s e . ( F o c a l p e r s o n ) T h e p r e l i m i n a r y m e e t i n g m a y b e f o l l o w e d b y o t h e r m e e t i n g s a t v a r i o u s l e v e l s . b . C o n d u c t a d e s k r e v i e w o f t h e M D A t h r o u g h t h e i n t e r n e t . H e l o o k s o u t f o r s i m i l a r r e s e a r c h e s , r e p o r t s , o p i n i o n s o r e x e r c i s e s c o n d u c t e d i n s i m i l a r i n s t i t u t i o n s . c . C o n d u c t a t h o r o u g h b a c k g r o u n d r e s e a r c h a n d i n t e r v i e w k e y o f f i c e r s . d . S t u d y t h e l e g i s l a t i o n a n d s u b s i d i a r y r e g u l a t i o n s w h i c h m a y h a v e b e e n a m e n d e d . e . D e t e r m i n e w h e t h e r a d m i n i s t r a t i v e r u l e s e x i s t , i f n o t , i t m a y b e n e c e s s a r y t o r e c o m m e n d t h a t r u l e s s h o u l d b e d e v i s e d . I t i s n o r m a l f o r t h e c l i e n t b o d y t o i s s u e a d m i n i s t r a t i v e i n s t r u c t i o n s , d i r e c t i v e s o r s t a n d i n g o r d e r s , s o m e t i m e s e m b o d i e d i n t h e f o r m o f a m a n u a l o f p r o c e d u r e s t o s u p p l e m e n t t h e l e g i s l a t i o n a n d r e g u l a t i o n s . S u c h a d m i n i s t r a t i v e r u l e s a r e i s s u e d b y t h e M a n a g e m e n t o f a c l i e n t b o d y t o c o n t r o l , g u i d e a n d d i r e c t i t s s t a f f i n t h e e f f e c t i v e p e r f o r m a n c e o f i t s f u n c t i o n s . f . E x a m i n e f i n a n c i a l d o c u m e n t s a n d s y s t e m a t i c a l l y a n a l y z e t h e s e d o c u m e n t s t o i d e n t i f y c o r r u p t i o n o p p o r t u n i t i e s . g . T h e S y s t e m A n a l y s t s h o u l d a l w a y s a t t e m p t t o s e e p r o c e d u r e s i n a c t u a l o p e r a t i o n . T h e e x e r c i s e w i l l a l s o c o n c e n t r a t e o n t h e d e g r e e o f s u p e r v i s i o n b y S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w O f f i c e r s . H e s h o u l d a l w a y s a t t e m p t t o s e e p r o c e d u r e s f o l l o w e d b y s e n i o r s t a f f o f t h e c l i e n t o r g a n i z a t i o n o v e r t h e i r s u b o r d i n a t e s ; t h e d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s e s a n d t h e l e v e l a t w h i c h d e c i s i o n s a r e t a k e n . I n e f f e c t i v e o r n o n - e x i s t e n t s u p e r v i s i o n o r t o o m u c h d i s c r e t i o n i n d e c i s i o n m a k i n g o f f e r s p o t e n t i a l f o r c o r r u p t i o n a n d i n s t a n c e s o f s u c h d e f e c t s a r e i d e n t i f i e d d u r i n g t h e s t u d y . h . R e p o r t W r i t i n g i s a n e s s e n t i a l a s p e c t o f e v e r y a s s i g n m e n t u n d e r t a k e n b y t h e S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w U n i t . I t i s i m p o r t a n t t h a t o f f i c e r s c a r r y w i t h t h e m N o t e B o o k s t o r e c o r d t h e i r o b s e r v a t i o n s / f i n d i n g s w h e n o n a s s i g n m e n t . T h e r e p o r t s h a l l b e p r e p a r e d i n t i m e b a s e d o n t h e f o l l o w i n g f o r m a t : a ) T a b l e o f C o n t e n t - T h i s g i v e s h e a d i n g t o t h e i s s u e s i n t h e r e p o r t

43. 4 3 | P a g e T o e n s u r e t h a t t h e c o m p l i a n c e p r o g r a m i s p r o p e r l y i m p l e m e n t e d , r e l e v a n t e m p l o y e e s s h o u l d r e c e i v e t r a i n i n g o n t h e c o m p l i a n c e m a n a g e m e n t p r o c e s s a n d s a n c t i o n e n f o r c e m e n t p r o c e d u r e s d i s c u s s e d i n t h i s h a n d b o o k a t r e g u l a r i n t e r v a l s o f n o m o r e t h a n a y e a r . F o r a l l e m p l o y e e s i t w o u l d b e a d v i s a b l e t o m a k e s u r e t h a t t h i s t r a i n i n g f o r m s p a r t o f t h e i r i n d u c t i o n e x e r c i s e . A l s o t r a i n i n g t h a t i s r e l e v a n t t o i m p r o v e c o m p l i a n c e s h a l l f r o m t i m e t o t i m e b e p r o v i d e d b y t h e A C C , f o r e x a m p l e , o n r e c o r d s m a n a g e m e n t , f i n a n c i a l m a n a g e m e n t , s t o r e s m a n a g e m e n t , p r o c u r e m e n t a n d s o o n . i i i . D e c i s i o n M a k i n g a n d t h e E n f o r c e m e n t o f S a n c t i o n P r o c e d u r e s T h e e n f o r c e m e n t o f s a n c t i o n s s h a l l b e g u i d e d b y t h e M D A s C o m p l i a n c e B a r o m e t e r a n d i t s a p p l i c a t i o n p r o c e d u r e s d i s c u s s e d i n 4 . 3 b e l o w . 1 0 . 0 C O M P L I A N C E M A N A G E M E N T T O O L S ( C M T s ) 1 0 . 1 T h e C o m p l i a n c e R e s u l t s P l a n M a t r i x ( C R P M ) M D A s ’ C o m p l i a n c e R e s u l t s P l a n M a t r i x f o r m s t h e b a s i s o f c o m p l i a n c e m o n i t o r i n g i n M D A s . I t c o n t a i n s a l l t h e r e c o m m e n d a t i o n s a g r e e d u p o n b y t h e S & P R U n i t a n d t h e M D A s , a n d a l s o i n c l u d e s t i m e l i n e s / d e a d l i n e s a n d a c t i v i t y o w n e r s , p r o g r e s s i n d i c a t o r , t a r g e t s , c o m p l i a n c e r i s k / a s s u m p t i o n s a n d m e a n s o f c o m p l i a n c e v e r i f i c a t i o n . T h e d e v e l o p m e n t o f t h i s t o o l s h o u l d b e a c o l l a b o r a t i v e a n d p a r t i c i p a t o r y p r o c e s s t h a t i n c l u d e s t h e M D A s , S P R / P o l i c y a n d E t h i c s U n i t a n d M & C U n i t . T h i s c a n b e d e v e l o p e d i d e a l l y i m m e d i a t e l y a f t e r t h e v a l i d a t i o n o f t h e s y s t e m s r e v i e w r e p o r t . T h i s w i l l e n s u r e t h a t C R P i s p a r t o f t h e f i n a l r e v i e w r e p o r t t h a t i s p r e s e n t e d t o t h e M D A s f o r i m p l e m e n t a t i o n . I t i s c r u c i a l t o n o t e t h a t M D A s p a r t i c i p a t i o n i n s e t t i n g t h e r e c o m m e n d a t i o n s , t a r g e t s , c o m p l i a n c e r i s k s a n d t i m e l i n e s e t c . a c c o u n t f o r o w n e r s h i p o f t h e p r o c e s s a s w e l l a s b e i n g a n a c k n o w l e d g e m e n t o f t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s . A s l o n g a s t h e p r o c e s s i s s k i l l f u l l y f a c i l i t a t e d , p a r t i c i p a t o r y t e c h n i q u e s c a n b e u s e d t o d e f i n e m e a s u r a b l e p r o g r e s s i n d i c a t o r s , a n d t h e e x t e n t t o w h i c h p r o g r e s s s h a l l b e r e a l i z e d i n a p a r t i c u l a r p e r i o d o f t i m e . A l t h o u g h t h e C o m m i s s i o n w o u l d b e i n t e r e s t e d i n a 1 0 0 % c o m p l i a n c e r a t i n g , s o m e t a r g e t o f p r o g r e s s h a s t o b e s e t f i r m l y b y t h e M & C

36. 3 6 | P a g e  C S O s s h o u l d b e a p a r t o f t h e r e v i e w , v a l i d a t i o n a n d r e p o r t i n g p r o c e s s e s t o g i v e t h e s e e x e r c i s e s a s e m b l a n c e o f n e u t r a l i t y a n d f a i r n e s s .  A c c o u n t a b i l i t y a n d g o o d g o v e r n a n c e b a s e d C S O s a s w e l l a s t h o s e w i t h s e c t o r s p e c i f i c i n t e r e s t s s h o u l d b e b r o u g h t o n b o a r d . T h i s w i l l h e l p c r e a t e p u b l i c a w a r e n e s s w h i c h w i l l a l s o b e u s e f u l i n m o n i t o r i n g t h e r e l a t e d p r o c e s s e s t o e n s u r e t h e y a r e c l e a r , c o l l a b o r a t i v e a n d f a i r .  W i t h t h e l i v e l i h o o d s o f p u b l i c s e r v a n t s a t s t a k e , t h e C S O s a r e t o b e e m p o w e r e d t o e n s u r e d u e c o n s i d e r a t i o n i s g i v e n a t t h e a s s e s s m e n t s t a g e t o t h e p r o v e n e f f o r t s m a d e b y M D A s t o a c t o n r e c o m m e n d a t i o n s f o r w h i c h f u l l i m p l e m e n t a t i o n d o e s n o t s i t e x c l u s i v e l y w i t h s a i d M D A – f o r e x a m p l e r e c o m m e n d a t i o n s w i t h b u d g e t a r y a n d s t a f f i n g i m p l i c a t i o n s a s t h e y p e r t a i n t o t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e a n d t h e H u m a n R e s o u r c e M a n a g e m e n t O f f i c e r e s p e c t i v e l y . v . C o m p l i a n c e R i s k I d e n t i f i c a t i o n T h i s p r o c e s s i s v e r y c r u c i a l i n t h e c o m p l i a n c e m a n a g e m e n t s y s t e m . T h e i d e n t i f i c a t i o n o f c o m p l i a n c e r i s k r e q u i r e s a r o b u s t p a r t i c i p a t o r y a p p r o a c h i n a r r i v i n g a t r i s k s o r t h r e a t s t h a t a f f e c t t h e f u l l a n d t i m e l y i m p l e m e n t a t i o n o f s y s t e m s r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s . T h e p r o c e s s o f i d e n t i f y i n g r i s k s s h o u l d i n c l u d e M D A s , S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w / P o l i c y a n d E t h i c s U n i t s a n d t h e M & C U n i t . T h i s c a n b e d o n e d u r i n g t h e d e v e l o p m e n t o f t h e C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x ( C R P M ) , i d e a l l y i m m e d i a t e l y a f t e r t h e v a l i d a t i o n o f s y s t e m s r e v i e w r e p o r t s . T h e m o s t c o m m o n e x i s t e n t i a l r i s k s i n M D A s t h a t a r e u s u a l l y n o t c o n s i d e r e d d u r i n g t h e d e v e l o p m e n t o f a C o m p l i a n c e R e s u l t P l a n M a t r i x i m p l e m e n t a t i o n p l a n m a t r i x a r e c a t e g o r i z e d i n t o t h e t a b l e b e l o w . N C a t e g o r y R i s k s 1 F i n a n c i a l  L a t e d i s b u r s e m e n t o f f u n d s  I n c o m p l e t e f u n d i n g o f a p p r o v e d b u d g e t s 2 S t a f f c a p a b i l i t y  I n a d e q u a t e c o m p l e m e n t o f s t a f f b e c a u s e o f v a c a n t p o s i t i o n s 3 S t r u c t u r a l i s s u e s  S o m e M D A s l a c k c e r t a i n p r o f e s s i o n a l s t r u c t u r e s i n t h e i r o r g a n o g r a m s l i k e M & E U n i t s a n d P o l i c y & 4 S t a f f  L a c k o f p r o p e r h a n d i n g o v e r p r o c e d u r e s o r p o l i c i e s 5 P o l i t i c a l C h a n g e  R e s t r u c t u r i n g o f M D A s - m o v e m e n t o f d e p a r t m e n t s

24. 2 4 | P a g e 4 . F i l e s s e n t t o t h e I n t e l l i g e n c e , I n v e s t i g a t i o n s a n d P r o s e c u t i o n s D e p a r t m e n t t h r o u g h t h e R e p o r t C e n t r e w h e n a c o r r u p t p r a c t i c e i s d i s c o v e r e d i n t h e s y s t e m s e x a m i n a t i o n . F i l e s r e c o m m e n d e d f o r c l o s u r e a r e s e n t t o t h e D i r e c t o r f o r t h e a t t e n t i o n o f t h e D e p u t y C o m m i s s i o n e r . O n c e a p p r o v e d , t h e f i l e s a r e s e n t t o t h e I n t e l l i g e n c e , I n v e s t i g a t i o n s a n d P r o s e c u t i o n s D e p a r t m e n t f o r t h e a r c h i v e s . S y s t e m s a n d P r o c e s s e s R e v i e w e x e r c i s e s w i l l b e u n d e r t a k e n o n c e a n a p p r o v a l h a s b e e n r e c e i v e d f r o m t h e C o m m i s s i o n e r o r D e p u t y C o m m i s s i o n e r t h r o u g h t h e D i r e c t o r . T h e S y s t e m A n a l y s t s u b m i t s a p r o p o s e d p l a n o f a c t i o n t o t h e H e a d o f t h e U n i t t o b e a m e n d e d a n d s u b s e q u e n t l y f o r w a r d e d t o t h e D i r e c t o r f o r a t t e n t i o n a n d a p p r o v a l . O n c e t h e p l a n o f a c t i o n i s c o n f i r m e d , t h e S y s t e m A n a l y s t a n d t e a m s h a l l p r o c e e d w i t h t h e a s s i g n m e n t a s f o l l o w s : F o r c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n e x e r c i s e w h i c h i n v o l v e s c o m p l a i n t s r e c e i v e d f r o m t h e R e p o r t C e n t r e , r e c o m m e n d a t i o n s a r i s i n g o u t o f a n i n v e s t i g a t i o n , a l e t t e r o f n o t i f i c a t i o n i s d r a f t e d f o r t h e D i r e c t o r b y t h e t e a m l e a d e r s t a t i n g a d a t e f o r a n i n t e r v i e w a n d w h e r e n e c e s s a r y r e q u e s t f o r d o c u m e n t s a n d a n y o t h e r i n f o r m a t i o n r e q u i r e d . T h e O f f i c e r a n d h i s t e a m w i l l t h e n p r o c e e d w i t h t h e w o r k p l a n a n d w h e r e n e c e s s a r y t h e r e c o r d i n g o f s t a t e m e n t a n d s e i z u r e o f d o c u m e n t s t o u n d e r s t a n d t h e p a t t e r n o f b e h a v i o u r u n d e r s t u d y , c o n s u l t i n g a t e v e r y s t a g e w i t h t h e H e a d o f U n i t , s u p p o r t e d b y e v i d e n c e u n t i l t h e a s s i g n m e n t i s c o n c l u d e d . T h e d r a f t r e p o r t c o n t a i n i n g r e c o m m e n d a t i o n s f o r r e m e d i a l a c t i o n i s p r e s e n t e d t o t h e D i r e c t o r f o r h i s / h e r c o n s i d e r a t i o n w h i c h a f t e r w a r d s i s s u b m i t t e d t o t h e C o m m i s s i o n e r o r D e p u t y C o m m i s s i o n e r f o r f i n a l a p p r o v a l . T h e f i n a l a p p r o v e d r e p o r t i s t h e n p r e s e n t e d t o b o t h p a r t i e s i . e c o m p l a i n a n t a n d a c c u s e . W h e r e a c o r r u p t p r a c t i c e i s d i s c o v e r e d i n t h e c o u r s e o f t h e s t u d y , t h e H e a d o f U n i t w i l l e n s u r e t h a t i t i s p r o m p t l y r e p o r t e d t o t h e D i r e c t o r i n a m e m o r a n d u m r e q u e s t i n g a n i n v e s t i g a t i o n . F o r c o r r u p t i o n p r e v e n t i o n e x e r c i s e s i n v o l v i n g p r o a c t i v e i n t e r v e n t i o n , t h e t e a m l e a d e r a n d h i s t e a m s h a l l : a . H o l d a n i n c e p t i o n m e e t i n g w i t h S e n i o r M a n a g e m e n t o f t h e C l i e n t O r g a n i z a t i o n t o d e t e r m i n e t h e s c o p e o f t h e s t u d y a n d a r r a n g e f o r a